مرکز رشد شريف صفحه نخست

نقش فناورى اطلاعات در برنامه ريزى منابع سازمان

چكيده

يكى از آخرين فناوريهاى اطلاعاتى در زمينه تحول سازمانها، سيستم برنامه ريزى منابع سازمان (ERP=ENTERPRISE RESOURCES PLANNING) است. هدف اصلى در اين فناورى، نفوذ فناورى اطلاعات در تمامى مراحل فعاليتهاى يك سازمان يا بنگاه اقتصادى است تا منابع مختلف بتوانند با يكديگر و رعايت تبادلات منطقى بين هم، خروجى يكپارچه اى را ارائه كنند. در اين مقاله به بررسى سيستم نقش فناورى اطلاعات در برنامه ريزى منابع سازمان مى پردازيم. در مورد سير تكاملى ERP توضيح مختصرى مى دهيم، در ادامه كاركردها و روشهاى اجرا، مزاياى پياده سازى ، تعامل و سازگارى سيستم برنامه ريزى منابع سازمان با تجارت الكترونيك و جايگاه آن در لايه هاى نرم افزارى و سيستم هاى اطلاعاتى مطالبى ذكر مى‌شود و سپس به بررسى توسعه برنامه ريزى منابع سازمان و نقش IT در توسعه ERP و شكل گيرى ERP توسعه يافته (ERPII) مى پردازيم. در خاتمه نيز به دلايل شكست پروژه هاى برنامه ريزى منابع سازمان و موانع اصلى موجود درپياده سازى سيستم برنامه ريزى منابع سازمان اشاره مى شود.

مقدمه
سيستم هاى اطلاعاتى كارا و يكپارچه كه بتوانند همه فعاليتها و وظايف موجود در يك سازمان را تحت پوشش قرار داده و اطلاعات لازم و ضرورى را بموقع در اختيار استفاده كنندگان آن قرار دهند، از ابزار هاى مفيدى هستند كه سازمانها براى افزايش قابليتهاى خود، بهبود عملكرد، تصميم گيرى بهتر و دستيابى به مزيت رقابتى از آن استفاده مى كنند. در اين ميان سيستم‌هاى ERP از آخرين ابزارهاى مديريتى است كه قادر است اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از IT در تمام حوزه هاى فعاليت سازمان به طور يكپارچه و منسجم جمع آورى كند و اين اطلاعات و نتايج حاصل از آن را در اختيار استفاده كنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. اين سيستم ها را مى‌توان جزء ثمره هاى جديد در زمينه IT در يك دهه گذشته دانست كه با پيشرفت مداوم در اين زمينه بسرعت در حال دگرگونى و تكامل است.
تعريف سيستم برنامه‌ريزى منابع سازمان
براى ERP تعاريف متعددى ارائه شده است كه تقريبا همه يك مفهوم را بيان مى‌كنند. براى نمونه در ادامه به چند مورد اشاره مى شود:
ERP يك راه حل سيستمى مبتنى بر فناورى اطلاعات است كه منابع سازمان را توسط يك سيستم به هم پيوسته با سرعت، دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مى دهد تا به طور مناسب فرايند برنامه ريزى و عمليات سازمان را مديريت كنند.
ERP تركيبى از انسان، فناورى و فرايند هاست. يك فرايند پيچيده است كه در كشورهاى در حال توسعه مانند چين كه داراى سرمايه هاى فراوان و همچنين داراى باز مهندسى (مهندسى مجدد) فرايند كسب و كار زيادى است، توسعه پيدا كرده است .
سيستم هاى ERP در واقع نرم‌افزار‌هايى هستند كه داده هاى موجود در سراسر يك سازمان را يكپارچه مى‌سازند و در زمان مناسب در اختيار كاربرانى قرار مى دهند كه به آن نياز دارند. چنين سيستمى به تمامى افراد يك مجموعه اجازه مى دهد تا با هماهنگى با هم كار كنند، حتى اگر ميان آنها مرز هاى جغرافيايى وجود داشته باشد. به اين ترتيب، ERP محيطى براى بهبود عملكرد تجارى و كسب مزيت رقابتى فراهم مى كند.

تاريخچه برنامه ريزى منابع سازمان
ظهور ERP را بايد دهه 1960 ميلادى دانست كه عمده تاكيد آن در اين دوران افزايش درآمد و تقويت كسب و كار از طريق يكپارچه سازى فرايند ها و عملكرد ها بود، ولى در سال 1972 پنج تن از مديران IBM جهت تكامل و پياده سازى مفاهيم ERP از سمت خود استعفا دادند و شركتى با عنوان SAP را كه به عنوان نخستين شركت توسعه و اجراى نرم افزارهاى خاص ERP بود، تاسيس كردند و هم اكنون نيز در اين زمينه فعاليت دارند.

با ظهور برنامه ريزى منابع سازمان در حوزه توليد، تمامى سيستم هاى توليدى تحت پوشش قرار گرفتند. بخشها، فرايندها و وظايف مختلفى از جمله كنترل كيفيت، نگهدارى و تعميرات، حسابدارى و مالى و ... به سيستم هاى توليدى متصل شدند و برنامه ريزى منابع سازمان به عنوان حد فاصل سيستم هاى مديريت زنجيره تامين و مديريت ارتباط با مشترى مطرح شد. اين سيستم بيش از آنكه عنوان جديدى براى MRPII باشد، به عنوان سطح بعدى در سطوح تكاملى سيستم هاى كامپيوترى طراحى شده براى پشتيبانى از عمليات سازمان مطرح است. اين‌ سيستم‌ها، علاوه‌ بر ويژگيهاى‌ اضافى، يكپارچه‌سازى‌ بهترى‌ از بخشهاى MRPII دارند. ويژگيهاى‌ اضافه‌ شده‌ به‌ برنامه ريزى منابع سازمان، معمولا‌ شامل‌ مديريت‌ منابع‌ انسانى، سيستم هاى‌ پرداخت‌ حقوق‌ و دستمزد، كنترل‌ اسناد و مدارك، كنترل‌ كيفيت‌ و گاهى‌ نگهدارى‌ و تعميرات‌ مى‌شود.
در سال 1995، مقوله اينترنت وارد ERP شد و در سالهاى 1998 تا 2000، تبادل الكترونيك اطلاعات و ERP با يكديگر پيوند خوردند. در سال 2000 سيستم هاى برنامه ريزى منابع سازمان تحت وب توسعه يافتند كه از فناورى چند لايه اى در معمارى سيستم اطلاعاتى پشتيبانى مى كردند .
امروزه هم سيستم هاى جديدى با عنوان ERP II در حال توسعه هستند كه اساس آنها وب است و تمركز بسيار زيادى بر حمايت از بخش مديريت زنجير? تامين دارند و عملا در تعريف امروز ERP، آن را كاملا مرتبط و جدايى ناپذير از مديريت زنجيره تامين تعريف مى كنند.

كاركردهاى سيستم برنامه ريزى منابع سازمان
به‌طور كلى‌ نمى‌توان‌ استاندارد ويژه‌اى‌ براى‌ كاركردهاى يك‌ نرم‌افزار برنامه‌ريزى منابع سازمان ارائه‌ داد؛ چرا كه‌ اغلب‌ به‌طور خاص‌ براى‌ هر سازمان‌ تهيه‌ مى‌شوند و حتى‌ در صورتى‌ كه‌ به‌فروش‌ برسند، نياز به‌ تغيير و هماهنگ‌سازى‌ با موسسه‌ و كسب‌ و كار ويژه‌ آن‌ دارند. از اين رو، ممكن‌ است‌ بعضى‌ از نرم‌افزارها كه‌ به‌عنوان‌ بهترين‌ گزينه‌ براى‌ برخى‌ موسسه‌ها استفاده‌ مى‌شوند، تنها بعضى‌ از كاركردهاى مطرح‌ شده را در برداشته‌ باشند و يا اينكه‌ برخى‌ با داشتن‌ تمامى‌ كاركردهاى مطرح، باز هم‌ در پاسخگويى‌ و برآورده‌ ساختن‌ نيازهاى‌ يك ‌موسسه ‌ناتوان ‌باشند‌. با اين‌ حال، عمده‌ كاركردهاى‌ برنامه ريزى منابع سازمان را مى‌توان‌ به‌ شرح‌ زير دسته‌‌بندى‌ كرد:
1 - توزيع‌ و فروش: كاركردهاى‌ توزيع‌ و فروش‌ به‌ دو گروه‌ كلى‌ زير تقسيم‌ مى‌شوند:
الف‌ - اتوماسيون‌ نيروى‌ فروش‌: كاركردهايى‌ را براى‌ انجام‌ فرايندهاى‌ فروش‌ - مانند مديريت‌ قرارداد، پيش‌بينى‌ فروش‌ و مديريت‌ سفارش-‌ در اختيار سازمان‌ قرار مى‌دهد تا با ارائه‌ دسترسى‌ بى‌درنگ‌ به‌ اطلاعات‌ فروش، وظايفى‌ چون‌ ورود سفارش، تحويل‌ و صدور صورتحساب‌ و...، همگى‌ بهبود يابند.
ب‌ - مديريت‌ ارتباط‌ با مشترى‌: ارتباطات‌ ميان‌ مشترى‌ و شركت‌ را، شامل‌ انتخاب‌ محصول، خريد، دريافت‌ شكايات، خدمات‌ پس‌ از فروش‌ و بازاريابى،‌ به‌سوى‌ يك‌ سيستم‌ تحت مديريت سوق مى دهد.
2 - برنامه‌ريزى‌ توليد: اين‌ بخش از نرم‌افزار با كاهش‌ دوره‌هاى‌ برنامه‌ريزى، ارائه‌ اطلاعات‌ به‌روز و افزايش‌ بهره‌ورى‌ فرايندهاى‌ كارى، قابليت‌ تحويل‌ سريع‌ را براى‌ موسسه‌ فراهم‌ مى‌كند. چنين‌ شيوه‌اى‌ قابليت‌ به‌كارگيرى‌ در صنايع‌ مختلف‌ را داراست. يكپارچه‌سازى‌ بخش‌ پشتيبانى‌ فروش‌ با ساير بخشهاى‌ زنجيره‌ تامين، اين‌ اطمينان‌ را ايجاد مى‌كند كه‌ كليه‌ تبادلات‌ مربوط‌ به‌ فرايند پشتيبانى‌ - از تدارك‌ مواد و انباردارى‌ تا فروش‌ و توزيع‌ - به‌شكلى‌ بهينه‌ تنظيم‌ شوند.
3 - تهيه‌ و تدارك‌ مواد: بخش‌ پشتيبانى‌ تدارك‌ كه‌ بعضاً‌ با عناوين‌ مديريت‌ مواد يا مديريت‌ انبار يا حتى‌ مديريت‌ زنجيره‌ تامين‌ نيز شناخته‌ مى‌شود، دامنه‌اى‌ وسيع‌ از توابع‌ يكپارچه‌ را در اختيار دارد كه‌ سبب‌ بهينه‌سازى‌ خريد، مديريت‌ موجودى‌ و عمليات‌ انبار مى‌شوند. سطح‌ بالاى‌ اتوماسيون‌ در اين‌ بخش، انجام‌ فعاليتهاى‌ زمانبرى‌ همچون‌ تعيين‌ منبع‌ بهينه‌ تامين، تحليل‌ و محاسبه‌ قيمت‌ خرده‌فروشها، صدور سفارشهاى‌ خريد، مديريت‌ فرايند واگذارى‌ اختيار براى‌ تقاضاهاى‌ خريد و پردازش‌ صورتحساب‌ پرداخت‌ را بسيار ساده‌تر مى‌كند.
4 - مديريت‌ سازمان‌ و منابع‌ انسانى: ‌اين‌ نوع‌ كاركرد در برگيرنده‌ توابعى‌ نظير مديريت‌ كاركنان، پردازش‌ وقايع‌ تجارى، پردازش‌ مديريت‌ سازمان، پردازش‌ پرداخت‌ و مديريت‌ حقوق‌ و دستمزد است. برنامه‌هاى‌ كاربردى‌ گوناگونى‌ در اين‌ بخش، براى‌ تسهيل‌ وظايفى‌ چون‌ استخدام، برنامه‌ريزى‌ توسعه‌ كاركنان‌ و ايجاد مشخصه‌هاى‌ شغل‌ و سياهه‌هاى‌ تاييد صلاحيت، طراحى‌ مى‌شوند.
5 - برنامه‌ريزى‌ و كنترل‌ تجارى: اين‌ بخش‌ در برگيرنده‌ كاركردهاى‌ كنترل‌ ‌هزينه، تحليل‌ سودآورى، حسابدارى‌ مركز سود و مديريت‌ هزينه‌‌ ‌ است. ‌بسته‌ به‌ نوع‌ موسسه، كنترل‌ هزينه‌ محصول‌ شامل‌ دو فرايند هزينه‌يابى‌ سفارش‌ محصول‌ و كنترل‌ موجودى‌ هزينه‌ است. هزينه‌يابى‌ محصول، دربردارنده‌ تخمين‌ هزينه‌هاى‌ مواد يا هزينه‌هاى‌ موجودى، پيش‌ از به‌جريان‌ افتادن‌ يك‌ سفارش‌ ساخت‌ است. اين‌ بخش‌ كاربردى، ابزارى‌ براى‌ برنامه‌ريزى‌ هزينه‌ها و تعيين‌ قيمتهاست‌ كه‌ هزينه‌ كالاهاى‌ توليدى‌ و نيز كالاهاى‌ فروخته‌ شده‌ را براى‌ هر محصول‌ محاسبه‌ مى‌كند.
‌موارد فوق، كاركردهاى يك‌ نرم‌افزار نمونه‌ برنامه ريزى منابع سازمان بودند كه‌ به‌صورت‌ خلاصه‌ شرح‌ داده‌ شدند.

روشهاى اجراى پروژه‌ برنامه ريزى منابع سازمان
سه روش متداول براى اجراى يك برنامه ريزى منابع سازمان وجود دارد:
_ انفجار بزرگ :اين روش بلندپروازانه‌ترين و سخت‌ترين راه ايجاد يك ERP است. در اين روش موسسه يكباره همه‌ سيستم‌هاى قديمى خود را كنار مى‌گذارد و يك سيستم ERP در تمام موسسه راه مى‌اندازد. هرچند روزگارى اين روش بر ايجاد ERP ها حكم فرما بود، امروزه كمتر از آن استفاده مى‌شود. واداشتن همه به پذيرش سيستم جديد به طور يكدفعه و همزمان، كارى مهيب است، چون سيستم جديد هيچ مدافعى ندارد. هيچ كس در موسسه تجربه‌ كار با آن را ندارد، بنابراين هيچ كس اطمينان ندارد كه سيستم جديد كارش را درست انجام مى‌دهد.
_ راهبرد انتخابى : اين روش به شركتهاى بزرگ توصيه مى‌كند خيلى از فرايندها را بين بخشهاى مختلف به اشتراك نگذارند، بلكه در هر بخش نسخه اى مجزا از ERP نصب شود و تنها از طريق برخى فرايندهاى خاص (مانند نگهدارى اطلاعات مالى) مشترك باشند. اين متداولترين راه است. در اين حالت هر بخش از سازمان نسخه‌ خاص خودش از ERP را دارد كه سيستمى جدا با پايگاه داده‌اى جداست. اين سيستم ها تنها از طريق به اشتراك گذاشتن اطلاعات لازم براى به دست آوردن تصويرى كلى از كار همه‌ واحدهاى موسسه (مثلا سود واحدهاى مختلف) به هم مربوط مى‌شوند، يا از طريق فرايندهايى كه در همه‌ بخشها تقريبا يكسان هستند. (مثلا مديريت منابع انسانى) در اين روش ابتدا يكى از بخشها كه صبر و حوصله بيشترى دارد و درصورت پيش آمدن اشكال به اصل تجارت ضربه نمى‌زند، براى راه اندازى يك سيستم آزمايشى انتخاب و پس از رفع نقايص ERP در اين بخش، كار روى بخشهاى ديگر آغاز مى‌شود. برنامه‌ريزى براى اين روش بلند مدت است.
_ فروكوفتن: در اين روش، ERP طراحى را ديكته مى‌كند و تمركز تنها روى تعداد كمى از فرايندهاى كليدى است. اين روش بيشتر براى موسسات كوچكى مناسب است كه مى‌خواهند با ايجاد ERP رشد كنند. در اين روش، هدف، راه ‌اندازى سريع ERP است و جدا شدن از روشهاى پيچيده مهندسى مجدد، با استفاده از فرايندهاى از قبل حاضر شده.‌ موسساتى كه ERP را اينگونه به خدمت گرفته‌اند، نمى‌توانند ادعا كنند، برگشت سود زيادى از سيستم جديد برده‌اند. اغلب آنها از اين سيستم به عنوان زيربنايى براى كوششهاى بعدى استفاده مى‌كنند. چنين سيستمى فقط كمى از سيستم ‌هاى قديمى بهتر است، چون كاركنان را وادار به تغيير هيچ يك از عادات قديمى‌شان نمى‌كند.
يكى از موثرترين روشهاى اجراى ERP، استفاده از تجربيات شركتهاى موفق و پيشرو در اين زمينه است. آشنايى با تجربيات صدها شركت برتر در اقتصاد جهانى و به كارگيرى هزاران روش و فرايند نوين، موجب گشايش بسيارى از گره هاى كنونى سازمانها و ايجاد روشهاى جديد به منظور پيوستن به جمع پيشروان فناورى اطلاعات و استفاده كننده از فناوريهاى مهندسى مجدد و سپس مديريت روابط مشترى و برنامه ريزى منابع سازمان مى‌شود.

مزاياى پياده سازى سيستم برنامه ريزى منابع سازمان
نخستين مزيتى كه در كوتاه مدت و پس از پياده سازى مى توان انتظار داشت، كاهش هزينه هاى عملياتى نظير كاهش هزينه هاى كنترل موجودى انبار، هزينه توليد، هزينه عمليات حسابدارى و ثبت وقايع مالى، هزينه هاى بازاريابى و پشتيبانى است. از ديگر مزاياى به كارگيرى ERP مى توان به موارد زير اشاره كرد:
_ ايجاد يكپارچگى سازمانى از بعد اطلاعاتى و افزايش سازگارى در اطلاعات موجود در سازمان.
_ پياده سازى برنامه ريزى منابع سازمان با ايجاد ستون فقرات قوى از انباره داده‌ها. اين سيستم دسترسى بهتر و سريعتر به داده‌ها را براى مديريت امكان پذير مى‌سازد و به اين ترتيب مدير مى تواند براى تصميم‌گيرى بسرعت به اطلاعات مورد نياز خود دسترسى داشته باشد.
_ افزايش شفافيت و ردگيرى فرايند توليد براى مشترى، افزايش قابليت متناسب سازى براى مشترى و تطبيق بيشتر با نيازهاى وى و افزايش رضايتمندى مشترى در تمام فرايندهايى كه وى با آنها درگير است، از لحظه سفارش تا دريافت و حمل و نقل محصول از مزاياى ديگر آن است.
_ مهمترين مزيت برنامه ريزى منابع سازمان بهبود هماهنگى بين بخشهاى سازمان و افزايش كارايى فرايندهاست.
_ استاندارد سازى فرايندهاى سازمانى بر اساس بهترين تجربياتى كه شركتهاى عرضه كننده نرم افزار از سازمانهاى مختلف به دست آورده اند.
_ امكان و يا تسهيل توسعه سيستم ها و فناورى هاى جديد از جمله توليد بهنگام، و ... .
_ توسعه زيرساختهاى لازم به منظور وارد شدن به بحث بازرگانى الكترونيك.
_ پشتيبانى از برنامه ريزى استراتژيك از مزيتهاى ديگر است.

سازگارى سيستم برنامه ريزى منابع سازمان با تجارت الكترونيك
نرم افزارهاى برنامه ريزى منابع سازمان پيچيده اند و براى استفاده‌ عمومى ساخته نشده‌اند. آنها فرض مى‌كنند كسانى كه سفارشها را پيگيرى مى‌كنند، فقط كاركنان موسسه شما هستند كه براى استفاده از اين سيستم آموزش ديده‌اند. اما اكنون مشتريان و كارپردازان شما هم خواستار دسترسى به همان اطلاعات از طريق وب سايت شما هستند. چيزهايى مثل وضعيت سفارش، فاكتور و ... . يكى از مهمترين مشكلات يكپارچه سازى برنامه ريزى منابع سازمان و تجارت الكترونيك اين است كه اينترنت هيچ وقت نمى‌ايستد. نرم افزارهاى برنامه ريزى منابع سازمان بزرگ و پيچيده هستند و به نگهدارى احتياج دارند. وصل كردن مستقيم سايت وب به ERP راه خوبى نيست، چون باعث مى‌شود در مواقعى كه ERP براى نگهدارى و تعميرات غير فعال است، وب سايت هم كار نكند. اغلب كهنه‌كاران تجارت الكترونيك ارتباط بين ERP و تجارت الكترونيك را طورى مى‌سازند كه قابل انعطاف باشد و در مواقعى كه ERP براى نگهدارى و تعميرات غير فعال است، برنامه تجارت الكترونيك به كارش ادامه دهد. براى حل مشكلات اين ارتباط، نرم‌افزارهاى ميان‌افزار ايجاد شده‌اند. اين ابزارها نقش مترجم را ايفا مى‌كنند، يعنى اطلاعات را از ERP مى‌گيرند و آن را به فرمتى تبديل مى‌كنند كه نرم‌افزار تجارت الكترونيك بتواند از آن استفاده كند .

جايگاه ERP در لايه هاى نرم افزارى و سيستم هاى اطلاعاتى
ERP‌ها برپايه استفاده از سيستم‌هاى مديريت پايگاه داده‌اى رابطه‌اى، (RDBMS=relational database management systems) طراحى شده اند. اين بدين معنى است كه براى استفاده از ERP بايد تمامى ساختارهاى اطلاعاتى سازمان تعريف شده باشد و هيچ خلاء اطلاعاتى در لايه هاى‌ سيستم پردازش مبادلات سازمان وجود نداشته باشد. و علاوه بر آن پيوستگى اطلاعات نيز وجود داشته باشد، يعنى اينكه كليه بخشهاى اطلاعاتى ERP بايد تدارك ديده شود. در آن صورت مى توان گفت ERP جزء نرم‌افزارهاى پايه براى تجارت الكترونيك است.
خلاصه اينكه پايه و اساس سيستم‌هاى درون سازمانى، RDBMS ها هستند و ERP‌ها مجموعه فرايندهاى سازمانى هستند كه بر اساس RDBMS ها تهيه وتنظيم شده اند و از آنجا كه اين فرايند ها تقريبا در سازمانها و صنايع مشابه به صورت استاندارد و يكسان هستند، پس كمك بسزايى جهت رسيدن اين سازمانها به سيستم هاى برون سازمانى SCM و CRM مى كنند.

 

تفاوت سيستم هاى اطلاعات مديريت با سيستم برنامه ريزى منابع سازمان
ERP را بايد جديدترين ابزار موجود و تكامل يافته سيستم هاى اطلاعات مديريت دانست و مبناى كاركرد آن‌ را تفكر فرايندى به جاى ساختارهاى وظيفه‌اى، توجه و تبديل خواسته‌هاى مشترى به داده‌ هاى كمى در جهت افزايش رضايت مشتريان عنوان كرد. ERP مى‌كوشد تا تمام فرايندهاى سازمان به صورت يكپارچه و با نگرش فرايندى با هم مرتبط باشند .
ERP علاوه بر يكپارچگى، گزينه‌هاى برتر را نشان مى‌دهد، به همين دليل غولهاى نرم‌افزارى از تمامى مراحل همچون توليد و پخش و توزيع مثالهايى دارند كه در نسخه ‌هاى خود به سازمانها ارائه مى‌دهند و فناورى از طريق اين سيستم هاى جديد نرم افزارى وارد سازمان مى‌شود.
سيستم ERP به صورت كامل سطوح مختلف سيستمى سازمان را پوشش مى‌دهد. به اين صورت كه هسته مركزى، پوشش دهنده سطوح سيستم پردازش مبادلات و سيستم هاى اطلاعاتى مديريت است و ابزار هاى تحليل و تجزيه تجارى پوشش دهنده سطوح سيستم هاى پشتيبانى از تصميم و سيستم هاى اطلاعاتى مديريت اجرايى در سازمان هستند. البته لازم به ذكر است كه اين تقسيم بندى چندان شفاف نبوده و مرز مشخصى بين اين سطوح و دو بخش اصلى ERP قابل ترسيم نيست و همپوشانيهايى در اين بين وجود دارد.

توسعه سيستم برنامه ريزى منابع سازمان
توسعه اينترنتى تاثير عظيمى بر جنبه‌هاى مختلف فناورى اطلاعات و از جمله سيستم‌هاى برنامه‌ريزى منابع سازمان گذاشته است . بنابراين سيستم‌هاى ERP بيشتر مبتنى بر اينترنت شده اند. در چنين محيطى (اينترنت) كه دسترسى به منابع سيستمى از هر جا و در هر زمان امكان‌پذير است، فروشندگان ERP نيز توانسته‌اند سيستم‌هاى ERP خود را توسعه دهند و با بخشهاى كسب و كار جديد از جمله مديريت زنجيره تامين ، مديريت ارتباط با مشترى ، اتوماسيون نيروى فروش، برنامه‌ريزى و زمان بندى پيشرفته هوش كسب و كار و قابليتهاى كسب و كار الكترونيك يكپارچه كنند .
راه حلهاى مبتنى بر اينترنت سبب شده است كه رضايت مشتريان فرصتهاى فروش و بازاريابى افزايش و روشهاى پرداخت بهبود يابد. شكل (2) مفهوم سيستم هاى ERP توسعه يافته را نشان مى دهد.

نقش IT در شكست اغلب پروژه هاى برنامه ريزى منابع سازمان
در ساده ترين سطح، ERP مجموعه‌اى از بهترين عمليات براى انجام وظايف مختلف در سازمان است كه اين وظايف مثلا شامل مالى، توليد، انبار است. براى اينكه از نرم افزار چيز بيشترى به دست آوريد، بايد افراد داخل سازمان خود را متقاعد به انطباق با روشهاى كارى نرم‌افزار كنيد. اگر افراد در بخشهاى مختلف (كه از ERP استفاده خواهند كرد) قبول نداشته باشند كه روشهاى كارى كه داخل نرم‌افزار گنجانده شده، بهتر از روشهاى مرسوم و جارى است، در استفاده از نرم‌افزار مقاومت مى‌كنند و بخش فناورى اطلاعات را مجبور به تغيير نرم افزار به منظور تطبيق با فعاليتهاى مرسوم و جارى خواهند كرد. اينجاست كه پروژه هاى ERP دچار شكست مى شوند و جنگهاى درون سازمانى پيرامون نحوه نصب نرم افزار شيوع پيدا مى كند. بخش IT درگير تلاشهاى گرانقيمت و طولانى براى سفارشى سازى نرم افزار مى‌شود تا خواسته هاى افراد قدرتمند تجارى را برآورده سازد. اين سفارشى‌سازيها ماهيت اصلى نرم‌افزار را ناپايدار مى‌كنند و نگهدارى آن را نيز بعد از شروع به كار آن مشكل مى سازند.
اما واحد IT بخوبى و بسرعت مى‌تواند اشكالات را در بيشتر موارد حل كند و به علاوه تعداد كمى از شركتهاى بزرگ مى توانند از سفارشى سازى ERP امتناع كنند. هر فعاليت تجارى متفاوت و مجبور به داشتن روشهاى خاص خود است كه اين روشها را فروشنده به هنگام ايجاد نرم‌افزارش در نظر نگرفته است. اشتباهى كه شركتها مى‌كنند اين است كه فكر مى‌كنند عوض كردن عادات افرادشان از سفارشى سازى نرم افزار ساده تر است، در صورتى كه چنين نيست. مجبور كردن افراد به استفاده از نرم افزار براى بهبود روشهاى كارى‌شان چالش بسيار مشكلترى است. اگر شركت شما نسبت به تغييرات مقاوم باشد، آنگاه در پروژه ERP شما بيشتر احتمال شكست وجود دارد.

نتيجه گيرى
سازمانها در دنياى تجارى امروز، نيازمند برنامه ريزى براى منابع سازمانى خود در تمام سطوح مديريتى هستند. با توجه به روند رو به گسترش جهانى شدن، پيشى گرفتن عرضه بر تقاضا و افزايش رقابت در بازارهاى جهانى، شركتها ناگزير به پيوستن به بازارهاى جهانى خواهند بود و براى انجام اين كار وجود آمادگى لازم از جهات مختلف امرى ضرورى به نظر مى‌رسد. از مهمترين ابزارهاى مورد استفاده جهت كسب اين آمادگى مى توان به عامل فناورى اطلاعات و ارتباطات اشاره كرد كه با استفاده از آن قادر خواهيم بود، هر چه سريعتر اين مسير را طى كنيم. IT به عنوان اصلى ترين زير ساختار سيستم هاى تجارى توسعه يافته است ، از اين رو لازم است صنايع مختلف براى پياده سازى سيستم هاى برنامه ريزى پيشرفته اقدام به تبيين استراتژى هاى تجارى و سرمايه گذارى در زمينه توسعه IT كنند كه نتيجه نهايى آن كسب مزيتهاى رقابتى و دستيابى به استانداردهاى جهانى كيفيت است. يكى از ابزارهاى مهم فناورى اطلاعات و ارتباطات كه نقش مهمى در يكپارچگى اطلاعات و عمليات موجود در موسسات دارد و نهايتا با استفاده از امكانات خاص زمينه را براى پيوستن به بازارهاى جهانى فراهم مى سازد، سيستم هاى برنامه ريزى منابع سازمان يا ERP هستند كه در حال حاضر به عنوان يكى از آخرين ابزارهاى برنامه ريزى و مديريت در جهان مطرح‌اند ERP با پوشش‌دادن‌ شكافهاى‌ اطلاعاتى‌ در سراسر موسسه، فعاليتهاى‌ اساسى‌ آن‌ را بهبود مى‌دهد، به‌اين‌ منظور كه‌ بستر لازم‌ براى‌ يكپارچه‌كردن‌ كامل‌ درون‌ و برون‌ بخشها، شركتها و كارخانه‌هايى‌ كه‌ در قالب‌ يك‌ موسسه‌ از مديريت‌ واحدى‌ برخوردارند، فراهم‌ آيد. بدين‌ ترتيب، قابليت‌ سازگارى‌ در محيط هاى‌ درحال‌ تغيير، تسهيل‌ شده‌ و موسسه‌ نسبت به واكنش‌ سريع‌ به‌ نيازهاى‌ تغييريافته‌ و جديد، توانمند مى شود. اين سيستم ها قادرند با بهره گيرى از فناورى اطلاعات، سيستم ها و عمليات موجود در سازمانها را يكپارچه كنند و در قالب يك پايگاه اطلاعاتى واحد در دسترس قرار دهند.

منابع:

1- Minahan, (1998), “Enterprise resource planning:strategies” , Web Journal.
2- O'Leary D.E, (2002), “Enterprise Resource Planning System: systems, Life cycles”.
3- Bozarth, (2006), “ ERP implementation efforts at three firms Integration lessons from the SISP and IT-enabled change literature”, International journal of operations
4- Poston et al, (2004), “Financial impacts of enterprise resource planning implementations”.
5- Patrice, Jon David, Mohammad a, Rashid. Iiaquuet, hossain, (2002), “the evolution of ERP system, anistorical perspective”.

_ دكتر محمد تقوى فرد: عضو هيئت علمى دانشگاه علامه طباطبايى
_ _ محسن زاهدى اديب و مصطفى ترابى: دانشجويان كارشناسى ارشد مديريت فناورى اطلاعات دانشگاه علامه طباطبايى

منبع:مجله تدبير ش 186