مرکز رشد شريف صفحه نخست

درايت در فناورى اطلاعات

ترجمه و تلخيص : محمد رضا اسمعيلى گيـوى

چكيده

اگرچه اكنون مديريت سبد دارايى (IT (IT PORTFOLIO يكى از بهترين اقدامات محسوب مى‌شود، اما با اين حال بسيارى از شركتها هنوز بازدهى كمتر از پتانسيل واقعى خود از سرمايه گذارى IT به دست مى آورند. مطالعات اخير نشان مى دهد مقدار قابل توجهى ارزش افزوده مى تواند به وسيله اجراى مجموعه اى از فعاليتها و فراگردهاى به هم پيوسته كسب و كار كه روى هم رفته «درايت IT» ناميده مى شود، به دست آيد.

 

درباره تحقيق

اين مقاله حاصل 5 سال مطالعه روى مديران IT و مديران ارشد اطلاعات (CIO 147 ) شركت آمريكايى است كه با بحث و تبادل نظر با مديران IT سازمانهاى بزرگ آمريكايى ، اروپايى و آسياسى تكميل شد. داده ها به شكل شخصى و با تلفن توسط شركت تحقيقاتى «هرت- هنكس» از سال 2001 تا 2003 جمع‌آورى شدند. براى درك بهتر نقش و تاثير درايت IT ، مصاحبه ها و بحثهايى با مديران ارشد اطلاعاتى و ديگر مديران ارشد از سال 2003 تا 2005 ترتيب داده شد. داده هاى مربوط به سبد دارايى IT از 640 شركت در سال 2005 جمع آورى شد.
مجموع كل سرمايه گذارى IT شامل تمام هزينه هاى متمركز و غير متمركز IT (چه تأمين از داخل و يا خارج) به علاوه هزينه تمام كاركنان و مديرانى كه مشغول خدمات IT هستند مى شود. جامعه آمارى متشكل از 58 درصد سازمانهاى توليدى و 42 درصد شركتهاى خدماتى مى شود كه در ليست نشريه فرچون آمده اند. تمام نتايج به لحاظ آمارى معنى دار و مبتنى بر تحليل رگرسيون هستند.

مقدمه
هنگامى كـه هواگرم است، فروشگاههاى شركت «سون- الون- جپن» (7-ELEVEN) در توكيو مقدار زيادى غذاى ژاپنى سرد آماده فروش دارند. در روزهاى سرد نيز غذاى گرم فراوان براى فروش حاضر است. گويا كاركنان فروشگاههاى اين شركت از آنچه مشتريان خود مى خواهند، فراوان دارند. در حقيقت آنها سه بار در روز غذاى تازه سفارش مى دهند و دريافت مى كنند. تصادفى نيست كه اين شركت، سودآورترين خرده فروش ژاپن است. سود ناخالص آن در سال 2004 بالغ بر 30 درصد يعنى شش برابر سود ناخالص در سال 1977 شد.
شركت ژاپنى مذكور درواقع يك سازمان با درايت در به كارگيرى IT است. در نتيجه هماهنگ كردن ترجيحات، اولويتها و فعاليتهاى محلى با سرمايه گذاريها، مغازه ها دائماً در ارائه محصولات جديد، موفق ظاهر مى شوند. هر فروشگاه نوعى در هر سال 70 در صد محصولات خود را جديد مى كند.
مديران فروشگاهها به طور مرتب داده‌هاى گرافيكى را از فروش، شرايط آب و هوايى و اطلاعات محصول دريافت مى‌كنند؛ از اين رو دقيقاً مى دانند چه تعداد بسته غذا سفارش دهند.
اين شركت ، سرمايه گذارى IT خود را به صورت اثربخش انجام مى دهد و به شكلى سبد دارايى IT را مديريت مى‌كند كه دائماً با استراتژى كسب و كار خود هماهنگ باشد. كاركنان فروشگاهها‌ى شركت مهارتهاى خود را براى ايجاد شفافيت در يك زير ساخت اطلاعاتى تقويت مى كنند. اين زير ساخت 70 هزار كامپيوتر را در فروشگاهها، مراكز كنترل و سايت هاى تامين كنندگان به هم مرتبط مى كند.
اولين هدف اين مقاله اين است كه نشان دهد سرمايه گذاريهاى IT به تنهايى قادر نخواهند بود نسبت به رسيدن به تمام اهداف كسب و كار اطمينان بدهند، هرچند كه تركيب مناسبى از سبد دارايى IT ايجاد كرده باشند. تحقيقات نشان مى دهد كه شركتها به واسطه يك سرى تواناييها و اقدامات كه متقابلاً همديگر را تقويت مى‌كنند، قادر خواهند بود، مقادير قابل توجهى از ارزش افزوده به ازاى هر دلار سرمايه گذارى در IT كسب كنند.
در مطالعه اى كه طى 5 سال روى 147 شركت انجام شد، دريافتيم كه درايت IT بسيار موثر است. شركتهايى كه درايت بالايى در IT داشتند، به ازاى هر دلار سرمايه گذارى، سود خالص بالاترى نسبت به متوسط صنعت در سال بعد كسب كردند و برعكس شركتهاى با درايت پايين در IT در سال بعد با كنترل بقيه عوامل، سود خالص كمترى حاصل كردند.
مفهوم «درايت IT » به معناى كاربرد پيوسته و برنامه ريزى شده اى از يك سرى صلاحيتها و رويه هاى مرتبط است كه روى هم رفته منشا ايجاد ارزش بيشتر از سرمايه گذاريهاى IT مى شوند.

تجديد نظر در ارزش داراييهاى IT
فنون سرمايه گذارى موفق در سبد سهام IT، حوزه بحث را از مسائل فنى به مسائل راهبردى تغيير مى دهد و اين تغيير به واسطه به كارگيرى يك نگرش تجارى به سرمايه گذاريهاى IT است. نتيجه آن عبارت است از تخصيص داراييهاى IT به شكلى كه مناسب شرايط شركت باشد.
در تحقيق ما چهار طبقه گسترده از سرمايه گذاريهاى IT شناسايى شدند: مبادله‌اى، اطلاعاتى، راهبردى و زيرساختى‌. سرمايه گذاريهاى مبادله‌اى عمدتاً جهت كاهش هزينه ها يا افزايش بازده ناشى از همان هزينه به كار گرفته مى شوند. (مثل سيستم پردازش تجارى يك شركت دلالى) سرمايه گذاريهاى اطلاعاتى براى اهدافى همچون حسابدارى، گزارش، ارتباطات، تحليل و متابعت اطلاعات فراهم مى كنند. سرمايه گذارى راهبردى در جهت كسب مزيت رقابتى به وسيله پشتيبانى از ورود به بازارهاى جديد يا توسعه محصولات و خدمات جديد يا فراگردهاى كسب و كار به كار مى رود. سرمايه گذاريهاى زيرساختى، خدمات مشترك IT هستند كه با كاربردهاى چندگانه به كار گرفته مى‌شوند. (مانند سرورها، شبكه‌ها، لپ تاپ ها و پايگاههاى داده مشترى) بسته به نوع خدمت، سرمايه گذاريهاى زيرساختى نوعاً ايجاد پايگاه منعطفى در مسير ابتكارات آينده كسب و كار يا كاهش هزينه هاى بلند مدت IT را از طريق مستحكم كردن آن هدف مى گيرند.
هر نوعى از سرمايه گذارى نمايانگر طبقه متفاوتى از دارايى IT با ريسك و بازده منحصر به فرد خود است.
شركتهايى كه در سال 2005 مطالعه شدند، به طور متوسط 46 درصد از كل سرمايه گذارى IT خود را براى زير ساختها تخصيص دادند. سيستم هاى مبادلاتى كه استفاده كننده از زير ساخت هستند، 26 درصد از هزينه‌هاى متوسط IT را تشكيل مى دهند. به لحاظ مفهومى سيستم هاى راهبردى و اطلاعاتى در بالا قرار مى گيرند و از سيستم هاى مبادلاتى و زير ساختى بهره مى گيرند. سيستم هاى اطلاعاتى، 17 درصد و سيستم هاى راهبردى 11 درصد متوسط سرمايه گذارى IT را تشكيل مى‌دهند. البته سرمايه گذارى در هر پروژه‌اى مى تواند در يك يا چند طبقه از اين طبقات جاى گيرد.
مديريت سبد دارايى IT در حال تبديل به يك روش متداول براى كمك به تيم‌هاى مديريت است تا سرمايه گذاريهاى IT خود را با اهداف راهبردى كسب و كار همسوكنند. تفكر«سبد دارايى» به ما كمك مى كند كه بفهميم سازمان ما از چه نوع است و ميزان ريسك و خصوصاً حوزه فعاليتهاى راهبردى كسب و كار ما را تعيين مى كند.

سود ناشى از چهار طبقه داراييهاى IT
رويكرد تخصيص سبد سهام از آن جهت مؤثر است كه به جاى آنكه تمركز آن برخود فناورى باشد بر اهميت چگونگى استفاده از فناورى تاكيد مى كند. لازمه تخصيص معقول دارايى اين است كه مدير نسبت به اهداف خود و مسئوليتها كاملاً شفاف سازى كرده باشد. هر طبقه اى از دارايى، به انواع مختلفى از ارزش كسب و كار مرتبط است. (شكل1) براى مثال سرمايه گذارى در طبقه مبادلاتى منجر به كاهش هزينه ها مى شود؛ چنانكه IT امكان دستيابى به اطلاعات ردگيرى مجانى بسته را روى وب سايت فراهم مى آورد.

پاداش درايت IT
روشن است كه شركتهايى كه سرمايه گذاريهاى IT را با راهبرد كسب و كار خود همسو مى كنند، نسبت به رقباى خود در بعد عملكرد مطلوب پيشى مى گيرند. اما صرف سرمايه گذارى با مقادير درست در طبقات مناسب كافى نيست، بلكه قابليتهاى مديريتى نيز لازم است تا بازده بالاتر از متوسط صنعت حاصل از سرمايه گذارى IT به دست آيد.
هر شركت بر حسب رويه ها ، اقدامات و قابليتها ، ميزان درايت IT خود را تعيين مى كند. يك سال پس از انجام سرمايه گذارى، شركتهايى كه هوش و درايت بالاترى در IT داشتند، عملكرد بالاترى در هر دلارِسرمايه گذارى شده نسبت به بقيه داشتند. درحقيقت درايت IT، يك پاداش و اضافه ارزش مالى بالايى را نتيجه مى‌دهد.
بازده ناشى از زيرساختها كه بزرگترين طبقه ى دارايى IT را تشكيل مى دهند، به طور برجسته اى تأثير درايت IT را مى‌نماياند. به ازاى هر دلار سرمايه گذارى در زيرساختها، شركتهاى با درايت بالاى IT ، در سال بعد به طور متوسط 247 دلار سود خالص بالاترى داشته اند.زير ساخت IT، شالوده تمام سرمايه گذاريهاى IT شامل شبكه ارتباطات، اطلاعات تقسيم شده مشترى، لپ تاپ، مراكز داده و سرورها مى شود و نزديك به نيمى از كل سرمايه‌گذاريهاى IT را شامل مى شود.
شركتهاى با درايت IT بالا، به خاطر سرمايه گذاريهاى مبادلاتى خود كه به جهت خودكاركردن تبادلات تكرارى، كاهش هزينه و افزايش بازدهى به كار مى رود، عملكرد بهترى از خود نشان مى دهند. در سازمانهاى با ادراك و درايت IT بالا، ديجيتال كردن فرايندها منجر به خلق محصولات و خدمات ابتكارى جديد مى شود. اين موفقيت حاصل آزاد شدن ذهن مديران و در نتيجه فراهم شدن امكان نوآورى آنان روى پايگاه اين فراگردهاى ديجيتال است.IT راهبردى به خاطر اهداف خود كه خلق ارزش جديد كسب وكارو يا رشد است، هميشه يك طبقه ى دارايى با بازده و ريسك بالاست. اما شركتهاى با خلاقيت IT بالا ريسك هاى ذاتى سرمايه‌گذارى راهبردى را كاهش مى دهند و سودآورى و نوآورى بالاترى دارند. در چنين شركتهايى مشاركت مديريت و فرهنگ به كارگيرى IT در كسب و كار، ضرورتاً در جهت سرمايه گذارى راهبردى موفقيت آميز در IT است. سازمانهايى كه درايت IT چشمگيرى دارند، در طبقه اطلاعاتى نيز توان سودآورى ويژه اى را به نمايش مى گذارند كه اين امر نتيجه ضوابط و قواعد لازم براى استفاده اثربخش از مجموعه مشترك از اطلاعات است.
در مقابل، سازمانهاى با درايت IT پايين، تداعى كننده بازده پايين از تمام طبقات سرمايه گذارى در سبد سهام IT هستند. هزينه هاى صرف شده موجب هرز مى رود و بهتر است چنين سازمانهايى سرمايه گذاريهاى IT خود را به حوزه هاى ضرورى محدود كنند و سبد سهام خود را متناسب با انواعِ با ريسك پايين تنظيم كنند تا هنگامى كه ادراك IT خود را بهبود بخشند.

 

مديريت سبد دارايى IT، درحال تبديل به يك روش متداول براى كمك به تيم‌هاى مديريتى است تا سرمايه گذاريهاى IT خود را با اهداف راهبردى كسب و كار همسو كنند.

 

ويژگيهايى كه درايت IT را ايجاد مى‌كنند
شركتهاى با درايت زياد در IT، پنج عامل را در خود تقويت كرده اند كه اين عوامل متقابلاً همديگر را تقويت مى كنند. سه ويژگى اول اقداماتى هستند كه به كاربرد مرتبط‌اند و دو خصوصيت آخر، شايستگيهايى هستند كه براى درايت بالا در IT لازم هستند. همه اين ويژگيها براى ادراك بالاى IT لازم‌اند اما دربرگيرنده تمام شايستگيهاى شركتهاى با درايت بالا در IT نمى شوند. در ادامه اين اقدامات و شايستگيها آمده است.
-1 IT براى ارتباطات: شامل كاربرد وسيع كانال هاى الكترونيك مانند پست الكترونيك، اينترانت و ابزارهاى بى سيم براى ارتباطات درونى و بيرونى و شيوه‌هاى كارى مى‌شود.
-2 كاربرد اينترنت: عبارت است از به كارگيرى ساختارهاى اينترنت در فراگردهاى كليدى مانند مديريت نيروى فروش، سنجش عملكرد كاركنان، آموزش و حمايت از مشترى پس از فروش.
-3 مبادلات ديجيتال: عبارت است از درجه بالاى ديجيتال شدن مبادلات تكرارى شركت بويژه فروش، تعامل با مشترى و خريد.
-4 مهارتهاى IT در سراسر سازمان: يعنى توانايى تقريباً تمام كاركنان در استفاده اثربخش از .IT همين طور مهارتهاى زياد فنى و مرتبط با كسب و كار در نيروى كار IT، مهارتهاى قوى IT در نيروى كسب و كار و نيز تأمين كافى نيروى كار با تخصص بالا از بازار. شركت «سون- الون -جپن» 200 هزار كارمند خود را آموزش مى دهد تا داده هاى در دسترس به هنگام فروش را در كنار اطلاعات محصول، پيش بينى آب و هواى محلى، جمعيت شناسى منطقه و الگوهاى خريد به كارگيرند تا نوع محصول مورد تقاضا را در هر مغازه پيش بينى كنند.
-5 مشاركت و درگيرى ثابت مديريت: يعنى تعهد مديريت ارشد براى استفاده اثر بخش از IT . مديران واحدها كاملاً درگير تصميمات IT و نيز تقويت مشاركت بين نيروى كار IT و واحدهاى كسب و كار هستند تا زمينه خلق ارزش توسط سرمايه گذاريهاى IT را فراهم كنند. تعهد بالاى مديريت موجب مى شود تا مديران رده‌هاى پايين تر بيشتر درگير تصميمات IT بشوند. در عوض اين رويكرد موجب ايجاد مهارتهاى گسترده IT از طريق برنامه‌هاى آموزشى رسمى و غيررسمى خواهد شد.

هفت راه براى استخراج ارزش بيشتر كسب و كار از سبد سهام IT
در تحقيق انجام شده، بازده ناشى از انواع مختلف سرمايه گذارى IT در شركتها شناسايى شدند و نتايج نشان داد كه بازده بالاتر به وسيله جوركردن شيوه ها و صلاحيتهاى درايت IT با سبد دارايى IT قابل تحصيل است. در ادامه هفت پيشنهاد براى جور و همسو كردن درايت IT با تركيب دارايى IT ارائه مى شود:
-1 شناسايى سبد دارايى كنونى و سالهاى گذشته مربوط به IT
با استفاده از طبقه بندى سبد دارايى ارائه شده، سبد سهام IT شركت خود را براى سه سال اخير و نيز ميزان پيشنهاد شده براى سال بعد را ارزيابى كنيد. در يك كميته سرمايه گذار ى IT يا جلسه مديريت بررسى كنيد كه آيا اين سرمايه‌گذاريها مناسب استراتژى شركت هستند يا خير.
-2 عملكرد سطوح دارايى IT و معيارهاى كسب و كار خود را شناسايى كنيد.
از آنجا كه نوع كسب و كار و واحدهاى مربوط آن، يك راهبرد و ادراك و درايت متفاوت IT دارند، سنجش و مقايسه همسويى اهداف، اقدامات، قابليتها و سبد دارايى IT آنها كمك مى كند تا نقاطى كه سرمايه گذاريهاى IT بدرستى انجام شده است و نيز تغييراتى كه بايد لحاظ شود، شناسايى شوند.
-3 شناخت و پيگيرى درايت سازمان شما در IT
درايت IT بايد ارزيابى و بخوبى مديريت شود. پنج رويه و صلاحيت مذكور يك نقطه شروع مناسب را فراهم مى كنند. مجدداً مقايسه درايت IT بين واحدهاى متعدد كسب و كار آموزنده است.شركتها يا واحدهاى كسب و كار با درايت كم در IT لازم است سبد دارايى IT خود را به سمت سرمايه گذاريهاى كم ريسك تر اطلاعاتى و مبادلاتى سوق دهند. در همين حالت، شركتهاى با درايت كم IT مى توانند تمركز خود را بر توسعه رويه ها و قابليتهايى ببرند كه داراى بيشترين اهميت در طبقه دارايى بوده است وضمناً بالاترين سرمايه گذارى را در آن كرده اند.
جهت توسعه درايت IT با ويژگيهايى شروع كنيد كه بيشترين تاثير را در مهمترين طبقه دارايى سبد سهام IT مى‌گذارند.

-4 سبد دارايى را متوازن كنيد.
با لحاظ كردن مراحل قبل، مديريت ارشد بايد قضاوت مناسبى از سبد دارايى IT خود داشته باشد. مبناى اين قضاوت عبارت است از ادراك او از راهبرد، تمايل او به ريسك كردن، درايت IT سازمان، اقتصاد، سرمايه موجود و ديگر موارد. داشتن يك رويه مشخص براى سبد دارايى IT اين قضاوت را بسيار شفاف مى كند.
-5 سبدهاى دارايى را سالانه و به هنگام وقوع تغييرات عمده مجدداً وزن گذارى كنيد.
هنگامى كه شركتها به درجات بالايى در درايت IT مى رسند، مى‌توانند سرمايه‌گذارى بيشترى در IT داشته باشند.
-6 نگرش سبد دارايى IT را وارد چارچوب مديريت IT كنيد.
مديريت اثربخش IT، حق تصميم و نيز چارچوب مسئوليتها را براى حصول اطمينان از طرحهاى درست IT مشخص مى كند. سرمايه گذارى IT يكى از تصميمات كليدى است. مديريت اثربخش مى تواند اصول سرمايه گذارى IT را در يك فراگرد قابل تكرار نهادينه كند. اين فراگرد قابل فهم و پيگيرى توسط تمام مديران بوده و با سيستم پاداش و تنبيه شركت مرتبط است.
-7 يادگيرى از مرورهاى پس از اجرا و آموزش رسمى
بسيارى از شركتها در آموزش و يادگيرى IT به اندازه كافى سرمايه گذارى نمى كنند. همچنين بسيارى از شركتها خود را از يادگيرى فراهم شده در نتيجه مرور و بازبينى پس از اجراى پروژه يا حتى حين اجرا محروم مى‌كنند .

نتيجـه گيـرى
شركتهاى با درايت متوسط يا پايين IT قادر خواهند بود بدون هيچ سرمايه گذارى جديد در فناورى، بازده خود را افزايش دهند و ريسك IT خود را كم كنند. اين دليل به تنهايى براى رهبران كسب و كار كافى است تا اين موضوع را مورد توجه قرار دهند.
مهمتر از اين، داستان درايت IT حكايت يك پتانسيل بالفعل نشده و حكايت پول دست نخورده اى است كه مى تواند رقبا را با يك مزيت رقابتى قدرتمند مواجه كند. در زمان رقابت بى رحمانه در سراسر جهان، مديران بايد نتايج عدم غنى سازى درايت IT خود را درك كنند. آنها بايد پاسخهايى را براى بهترين بهره برداى از فناورى در سازمانهاى خود بيابند و به اين سوال بسيار جدى پاسخ دهند كه: آيا ما براى سال 2010 و بعد از آن به اندازه كافى در IT با درايت خواهيم بود؟ 0

منبع:

WEILL, PETER AND SINAN, ARAL, GENERATING PREMIUM RETURNS ON YOUR IT INVESTMENTS, MITSLOAN MANAGEMENT REVIEW, WINTER 2006 PP 39-48.

به نقل از: ماهنامه تدبير ش 188