مرکز رشد شريف صفحه نخست

مديريت اخلاق در سازمان

چكيده:


پيچيده تر شدن روزافزون سازمانها و افزايش ميزان كارهاى غيراخلاقى، غيرقانونى و غيرمسئولانه در محيطهاى كارى توجه مديران و صاحبنظران را به بحث اخلاق كار و مديريت اخلاق معطوف ساخته است. مديريت اخلاق (ETHICS MANAGEMENT) عبارتست از شناسايى و اولويت بندى ارزشها براى هدايت رفتارها در سازمان. سازمانها با ايجاد يك برنامه مديريت اخلاق مى توانند اخلاقيات را در محيط كار مديريت كنند. برنامه هاى اخلاق به سازمـــــانها كمك مى كنند تا بتوانند در شرايط آشفته عملكرد اخلاقى خود را حفظ كننــد. امروزه مديريت اخلاق يكى از زمينه هاى علمى مديريت به شمار مى رود كه داراى رويكردى برنامه اى و چندين ابزار عملى است. اين ابزارها عبارتند از: كدهاى اخلاق، كدهاى رفتار، خط مشى ها و رويه ها، روشهاى حل معضلات اخلاقى و آموزش.


 


مقدمه:


مديريت اخلاق در محيط كار منافع بسيار زيادى براى رهبران و مديران دارد؛ اعم از منافع عملكردى و منافع اخلاقى. اين مطلب بخصوص در عصر حاضر كه مديران با ارزشهاى بسيار متنوعى در محيط كار سروكار دارند صادق است. اما تاكنون كسانى كه به مباحث اخلاق كار پرداخته اند فلاسفه، دانشگاهيان و منتقدان اجتماعى بوده اند و نه مديران. درنتيجه بسيارى از مطالبى كه تا به امروز درباره اخلاق كار نوشته شده مطابق با نيازهاى عملى مديران و رهبران سازمانها نيست. هدف اين مقاله كمك به مديران براى وارد شدن به اين بحث است.


براى ورود به بحث مديريت اخلاق ابتدا بايد اخلاق را تعريف كنيم. اخلاق، به طور ساده و خلاصه، شامل شناخت صحيح از ناصحيح و آنگاه انجام صحيح و ترك ناصحيح است. تشخيص درست از غلط هميشه ساده نيست. بسيارى از دانشمندان علم اخلاق ادعا مى كنند كه باتوجه به اصول اخلاقى در مقام عمل هميشه يك راهكار درست وجود دارد و برخى ديگر معتقدند كه راهكار درست بستگى به موقعيت و شرايط دارد و تشخيص اينكه كدام راهكار درست است درنهايت به عهده خود فرد است.


اخلاق كار (BUSINESS ETHICS) نيز از ديدگاه افراد مختلف معانى متفاوتى دارد. اما عموماً آن را شناخت درست از نادرست در محيط كار و آنگاه انجام درست و ترك نادرست مى دانند.


مطالبى كه درباره اخلاق كار نوشته مى شود عمدتاً به يكى از اشكال زير است:


الف) فلسفى: كه نياز به آشنايى و تحليل زيادى دارد؛


ب) منتخبات: كه نياز به زمان زياد، مرور فراوان مطالب و جمع بندى آنها دارد؛


ج ) موردپژوهى: كه نياز به موردهاى فراوان و زمان و تحليل زياد جهت جمع بندى مطالب دارد؛


د) تمركز بر مسئوليت اجتماعى: كه شامل مثالهاى فراوانى از عملكردهاى اخلاقى خوب و بد شركتها مى شود.


 


اخلاق كار


اخلاق كار به عنوان يكى از زمينه هاى دانش مديريت به شمار مى رود؛ مخصوصاً از زمان تولد نهضت مسئوليت اجتماعى در دهه 1960. در اين دهه نهضتها و جنبشهاى آگاهى بخش اجتماعى توقعات مردم را از شركتها بالا برد. مردم به اين عقيده رسيده بودند كه شركتها بايد از امكانات وسيع مالى و نفوذ اجتماعى خود براى رفع مشكلات اجتماعى نظير فقر، خشونت، حفاظت از محيط زيست، تساوى حقوق، بهداشت و سلامت همگانى و بهبود وضع آموزش استفاده كنند. بسيارى از مردم ادعا مى كردند كه چون شركتها با استفاده از منابع كشور به سود دست مى يابند لذا به كشور مديون بوده و براى بهبود وضع اجتماع بايد كوشش كنند. بسيارى از محققان، مديران و مدارس بازرگانى اين تغيير و تحولات را درك كرده و لذا در برنامه ريزيهاى خود و نيز درعمل كلمه ذينفعان (STAKEHOLDERS) را كه شامل جامعه اى وسيع تر اعم از كارمندان، مشتريان و تامين كنندگان مى شود جايگزين كلمه سهامداران (STOCKHOLDERS) كرده اند.


 


اخلاق كــار همــانند ديگر رشته ها و زمينه هاى مديريت به دنبال يك نياز به وجود آمد. با پيچيده تر و پوياتر شدن تجارت، سازمانها فهميدند كه به راهنمائيهايى جهت انجام كارهاى صحيح (ازنظر اخلاقى) و پرهيز از كارهاى غلط و مضر براى ديگران نياز دارند و لذا اخلاق كار متولد شد.


امروزه 90 درصد مدارس بازرگانى آموزشهايى در زمينه اخلاق كار به دانشجويان خود ارائه مى دهند.


 


دو زمينه عمل گسترده اخلاق كار


1 - شرارتهاى مديريتى: در اين حوزه اعمال غيرقانونى، غيراخلاقى يا سوال برانگيز مديران، همچنين انگيزه هاى چنين رفتارهايى و راههاى ريشه كن كردن آنها موردبحث قرار مى گيرد.


2 - معضلات اخلاقى: شامل مشكلات و مسائل اخلاقى مى شود كه مديران هر روز با انواعى از آنها مواجه هستند مانند تعارض منافع، استفاده نـاصحيح از منابع و نقض قراردادها و موافقتنامه ها.


 


عقايد غلط درباره اخلاق كار


عقايد غلطى درباره اخلاق كار وجود دارد كه منشأ آنها عمدتاً دو چيز است. يكى عدم فهم صحيح مفهوم اخلاق و ديگرى برداشتهاى سطحى و كوته بينانه از معضلات اخلاقى. برخى از اين عقايد غلط عبارتند از:


! اخلاق كار بيشتر يك موضوع دينى است تا مديريتى: هدف برنامه اخلاق سازمانها تغيير عقايد و ارزشهاى مردم نيست بلكه هدف، مديريت ارزشها و رفع تعارضات بين آنها در سازمان است.


! كاركنان ما با اخلاق هستند لذا ما نيازى به توجه به اخلاق كار نداريم: اغلب معضلات اخلاقى كه مديران در محيط كار با آنها روبرو مى شوند بسيار پيچيده هستند. تعارضات اخلاقى موقعى به وجود مى آيد كه الف) بين علائق مختلف تعارض ارزشى وجود داشته باشد. ب ) تعدادى راهكار واقعى وجود دارد كه همگى به يك اندازه قابل توجيه هستند. ج ) شرايط موجود پيامدهاى مهمى براى ذينفعان داشته باشد.


! اخلاق كــار يكــى از زمينــه هاى فلسفه، دين شناسى و علوم آكادميك است: عدم ورود مديران و رهبران به اين بحث باعث شده كه بسيارى فكر كنند اخلاق كار يك مد يا يك موج است كــه بـه درد واقعيتهاى اداره سازمانها نمى خورد. آنها معتقدند كه اخلاق كار يك بحث پيچيده فلسفى يا دينى است. اما اخلاق كار يكى از زمينه هاى علمى مديريت با رويكردى برنامه اى (PROGRAMMATIC) است كه داراى چندين ابزار عملى است. برنامه هاى مديريت اخلاق در ديگر زمينه هاى علم مديريت نيز كاربردهاى عملى دارد.


! اخلاق كار يك چيز زائد و غيرضرورى است و فقط بر واضحات و بديهيات تصريح مى كند: بسيارى معتقدند كه كدهاى اخلاق و ليستهاى ارزشهاى اخلاقى اضافى و به درد نخور هستند چرا كه ارزشهايى را ارائه مى كنند كه هر انسانى طبيعتاً متمايل به آنهاست. اما درواقع آنچه از كدهاى اخلاق براى سازمان ارزشمند است اولويت بندى ارزشها در آن و تمركز بر ارزشهاى خاصى در محيط كار است. براى مثال واضح است كه همه مردم بايد صادق و درستكار باشند، اما در سازمانى كه تقلب و فريبكارى زياد است اين ارزش (صداقت و درستكارى) در اولويت قرار مى گيرد و بايد در كد اخلاق سازمان گنجانده شود.


! اخلاق كار عبارتست از نصيحت كردن آدمهاى بد توسط آدمهاى خوب: مديران موفق مى دانند كه افراد خوب هم ممكن است كارهاى بدى انجام دهند مخصوصاً در مواقع استرس و سردرگمى. (استرس و سردرگمى دليل كارهاى غيراخلاقى هستند اما توجيه كننده (EXCUSE) آنها نيستند).


! اخلاق كار يك پديده جديد است كه به خاطر توجه زياد مطبوعات پرطرفدار و مطبوعات مديريتى بحث آن داغ شده است: سابقه رواج بحث اخلاق كار به حداقل 2000 سال پيش برمى گردد؛ زمانى كه »سيسرو« (فيلسوف رومى) در كتاب (ON DUTIES) خود درباره اين موضوع سخن گفت. البته اخيراً اخلاق كار بيشتر مورد توجه قرار گرفته است و دليل آن هم جنبش مسئوليت اجتماعى است كه در دهه 1960 آغاز شد.


! اخلاقيات را نمى توان مديريت كرد: اخلاقيات مديريت مى شوند اما اغلب به صورت غيرمستقيم. مثلاً رفتار بينانگذار سازمان يا رهبر فعلى سازمان بر رفتار كاركنان در محيط كار به شدت تاثير مى گذارد و حتى هدايت كننده رفتار آنهاست؛ اولويتهاى استراتژيك (حداكثر كردن سود، افزايش سهم بازار،‌كاهش هزينه ها و...) تاثير زيادى بر اخلاق كاركنان دارد؛ قوانين و مقــررات مستقيماً بر رفتارها درجهت اخلاقى تر شدن (به گونه اى كه ضرر و زيان ناشى از رفتارها بر اجتماع به حداقل برسد) موثر است.


! اخلاق كار همان مسئوليت اجتماعى است: مسئوليت اجتماعى جنبه هاى عملى مديريت اخلاقيات در محيط كار نظير تدوين كدهاى اخلاق و رفتار، روزآمد كردن خط مشى ها و رويه ها، راهكارهاى حل معضلات اخلاقى و غيره را پوشش نمى دهد.


! سازمان ما مشكل قانونى ندارد، بنابراين، ما اخلاقى هستيم: شخص مى تواند در چارچوب قانون عمل كند و درعين حال اعمالش غيراخلاقى باشد ضمن آنكه معمولاً شكستن قانون در ابتدا با بى توجهى به رفتارهاى غيراخلاقى آغاز مى شود.


! مديريت اخلاق در محيط كار فوايد عملى چندانى ندارد: مديريت اخلاق در محيط كار شامل شناسايى و اولويت بندى ارزشها براى هدايت رفتارهــا و تدويـن خط مشى ها و رويه هايى براى مطمئن شدن از انجام اين رفتارهاست. مديــريـت اخلاق در ديگـر زمينه هاى مديريتى همچون مديريت تنوع (MANAGING DIVERSITY) ،TQM و برنامه ريزى استراتژيك نيز بسيار اهميت دارد.


 


فوايد مديريت اخلاق در محيط كار


1 - توجه به اخلاق كار به بهبود اساسى اوضاع برخى جوامع انجاميده است.


2 - برنامه هاى اخلاق باعث مى شود كه در شرايط آشفته، سازمان عملكرد اخلاقى خود را حفظ كند.


3 - برنامه هاى اخلاق باعث شكل گيرى كــارهـاى گروهى قوى و افزايش بهره ورى مى شود.


برنامه هاى اخلاق رفتارهاى كاركنان را با ارزشهايى كه به نظر رهبران سازمان در اولويت قرار دارند هماهنگ مى كند. معمولاً سازمانها تناقض آشكارى بين ارزشهاى ترجيح داده شده و ارزشهايى مى بينند كه توسط رفتار كاركنان در محيط كار منعكس مى شود. توجه و بحث و گفتگوى مداوم درباره ارزشها باعث افزايش روحيه كارگروهى، صداقت و صراحت در محيط كــار مــى شود. كاركنان احساس مى كنند كه بين ارزشهاى آنان و ارزشهاى موردنظر سازمان همخوانى و هماهنگى وجود دارد لذا با انگيزه و عملكرد قوى كار مى كنند.


4 - برنامه هاى اخلاق باعث رشد و بالندگى كاركنان مى شود.


5 - برنامه هاى اخلاق ما را از قانـونى بودن خط مشى هاى سازمان مطمئن مى كند.


6 - برنامه هاى اخلاق باعث جلوگيرى از عمل مجرمانه اهمال مى شود.


برنامه هاى اخلاق درپــى كشف مـوارد غيـــراخــلاقـى و قانون شكنى ها است تا اين قانون شكنى ها گزارش داده شوند. هنگامى كه سازمان از وقوع يك قانون شكنى آگاه است و آن را به مقامات مربوط گزارش نمى كند مرتكب جرم »اهمال« شده است كه در قانون براى آن جريمه هاى خاصى درنظر گرفته شده است. بنابراين، تلاش سازمانها درجهت داشتن عملكــرد اخــلاقى باعث كاهش جريمه ها مى شود.


7 - برنامه هاى اخلاق به مديريت ارزشهاى مطرح در مديريت كيفيت، برنامه ريزى استراتژيك و مديريت تنوع كمك مى كند.


8 - برنامه هاى اخلاق به ايجاد تصويرى مثبت از سازمان در نزد مردم كمك مى كند.


 


برنامه هاى مديريت اخلاق


سازمانها با ايجاد يك برنامه مديريت اخلاق مى توانند اخلاقيات را در محيط كار مديريت كنند. يكــى از اهــداف اسـاسى برنامه هاى مديريت اخلاق ايجاد تعادل بين ارزشهاى رقيب (COMPETING VALUES) است. يك بـــرنـــامــه اخلاق از ارزشها، خط مشى ها و فعاليتهايى كه بر شايستگى رفتارهاى سازمانى اثــر مــى گذارد تشكيل مى شود. برنامه هاى اخلاق مى توانند شامل آموزشها و ارزيابيهاى وسيعى باشند. آنها در معضلات اخلاقى نقش راهنما را دارند. بندرت ممكن است دو برنامه اخلاقى دقيقاً مثل هم باشند.


 


فوايد برنامه هاى مديريت اخلاق


! نقشهاى سازمانى براى مديريت اخلاق ايجاد مى كند.


! برنامه اى براى ارزيابى جارى نيازمنديهاى اخلاقى تدوين مى كند.


! ارزشهاى عملياتى و رفتارهاى موردنياز را ايجاد مى كند.


! رفتارهاى سازمانى را با ارزشهاى عملياتى هماهنگ مى سازد.


! آگاهى و حساسيت نسبت بــه مسائل اخلاقى به وجود مى آورد.


! دستـــورالعملهــاى اخلاقــى را وارد تصميم گيريها مى كند.


! مكانيسم هايى را ايجاد مى كند تا معضلات اخلاقى حل و فصل شوند.


! ارزيابى جارى را تسهيل و باتوجه به برنامه آن را روزآمد مى كند.


! كمك مى كند بتوانيم كاركنان را متقاعد كنيم كه توجه به اخلاقيات تنها يك عكس العمل بدون تفكر و تعمق نيست كه براى خلاصى از گرفتارى يا بهبود تصور عمومى انجام شود.


 


هشت دستورالعمل


1 - به ياد داشته باشيد كه مديريت اخلاق يك فرايند است.


برنامه هاى اخلاق خروجيهايى چون كدها، خط مشى ها، رويه ها، خبرنامه ها و... دارند اما درعين حال مهمترين جنبه اين برنامه ها فرايند تفكر و گفتگو است كه به تدوين اين خروجيها مى انجامد.


2 - هدف نهايى برنامه هاى اخلاق اين است كه رفتارهاى مشخص شده در كد رفتار در محيط كار انجام گيرد.


بنابراين، در كنار تدوين ليست ارزشهــاى اخلاقـى يــا كـــد اخلاق بايد خط مشى ها، رويه ها و آموزشهايى كه ترجمان اين ارزشها به رفتارهاى مناسب باشد نيز ايجاد شود.


3 - بهترين راه براى اداره كردن معضلات اخلاقى جلوگيرى از وقوع آنها در گام نخست است.


4 - بهتر است تصميمات حوزه اخلاقيات را به صورت گروهى بگيريد تا احساس تعلق كاركنان نسبت به آن افزايش و ترديد درباره دخـــالت تعصبــات ناعادلانه در روند تصميم گيرى كاهش يابد.


5 - مديريت اخلاق را با ديگر فعاليتهاى مديريتى ادغام كنيد.


6 - هنگام تدوين و اجراى برنامه مديريت اخلاق از تيم هاى ميان وظيفه اى (CROSS-FUNCTIONAL) استفاده كنيد.


7 - براى گذشت و عفو ارزش قائل شويد.


8 - تلاش براى عملكرد اخلاقى و درعين حال داشتن تعداد اندكى اشتباه بهتر است از تلاش نكردن در اين جهت.


 


نقشها و مسئوليتهاى كليدى در مديريت اخلاق


- مديرعامل سازمان بايد كاملاً حامى برنامه باشد: اگر مديرعامل كاملاً پشتيبان برنامه نباشد، كاركنان متوجه مى شوند و اين دورويى آشكار ممكن است چنان بدبينى اى ايجاد كند كه وضعيت سازمان بدتر از حالتى شود كه هيچ برنامه اخلاقى رسمى اى وجود نداشت. بنابراين، مديرعامل بايد براى تدوين و اجراى برنامه تلاش كند و مهمتر اينكه بايد دائماً دغدغه اين را داشته باشد كه با منشى اخلاقى سازمان را رهبرى كند و اگر هم اشتباهى رخ داد آن را بپذيرد.


- ايجاد يك كميته اخلاق در سطح هيئت: وظيفه اين كميته نظارت بر پيشرفت و اجراى برنامه مديريت اخلاق است.


- ايجاد يك كميته مديريت اخلاق: وظيفه اين كميته اجرا و اداره برنامه مديريت اخلاق، آموزش خط مشى ها و رويه هاى اخلاقى و حل معضلات اخلاقى است. اين كميته بايد از افراد رده بالاى سازمان تشكيل شده باشد.


- انتصاب يك متصدى اخلاق: متصدى اخلاق معمولاً آموزشهاى لازم درباره موضوعهاى اخلاقى در محيط كار مخصوصاً حل معضلات اخلاقى را مى بيند.


- تعيين يك مأمور ويژه: وظيفه مأمور ويژه هماهنگ كردن پيشرفت خط مشى ها و رويه ها به منظور نهادينه كردن ارزشهاى اخلاقى در محيط كار است. اين شخص مسئول مستقيم حل معضلات اخلاقى به وسيلــه تفسيـــر خط مشى ها و رويه ها است.


به ياد داشته باشيد كه با وجود همه اين پستها، مسئوليت نهايى مديريت برنامه اخلاق بايد برعهده يك نفر باشد.


ابزارهاى اخلاقى: ابزارهاى اخلاقى عبارتند از كدهاى اخلاق، كدهاى رفتار، خط مشى ها و رويه ها، روشهاى حل معضلات اخلاقى و آموزش.


كد اخلاق، كد رفتار: كد اخلاق شامل مجموعه ارزشهايى است كه نسبت به ديگر ارزشها براى سازمان در اولويت تشخيص داده شده است و بايد توسط كاركنان و مديران پيروى شوند. ارزشهايى چون صداقت، درستى، عمل به وعده، وفادارى، احترام، استقلال، حفظ اسرار، متانت، ادب، مدارا، ايمان و اعتقاد، پاسخگويى، كمال جويى، دلسوزى، ملاحظه ديگران را كردن، كمك، تقسيم منافع، مهربانى، عدالت و انصاف، بى طرفى، ثبات رأى، پايبندى به قانون، خدمت به اجتماع و... . كد رفتار شامل رفتارهايى است كه مطلوب سازمان است و بايد در محيط كار انجام شوند. كد رفتار مى تواند شامل موارد زير باشد: نوع پوشش كاركنان در محيط كار، عدم استفاده از موادمخدر، پيروى از دستورات مافوق، عدم قبول رشوه، عدم استفاده ازاموال سازمان براى مصارف شخصى، گزارش دادن اعمال غيرقانونى، حفظ اسرار سازمان، عدم تبعيض نژادى يا جنسى، پيروى از قوانين و مقررات و... . كد رفتار با توجه به ارزشهاى مذكور در كد اخلاق تدوين مى شود.


نمونه هايى از كدهاى اخلاق و رفتار: يكى از معروفترين و موفق ترين شركتها در زمينه مديريت اخلاق شركت دارويى JOHNSON AND JOHNSON است. كد اخلاق اين شركت به صورت زير است:


- اصلى ترين مسئوليت ما اين است كه سلامت بيماران را در كانون توجه خود قرار دهيم؛


- ما مسئوليت داريم كه در طرحها، رفتارها، تحليلها و تفسير مطالعات بالينى و نتايج آنها به ارزشهاى مرامنامه اى خود پايبند باشيم؛


- ما مسئوليت داريم كه اطلاعاتى صحيح، جامع و بى كم و كاست درباره توليدات دارويى شركت ارائه دهيم تا مشتريان بتوانند ارزيابى خطر - فايده آگاهانه اى از محصولات ما داشته باشند؛


- ما مسئوليت داريم كه نسبت به اصول رفتار بالينى مناسب وفادار باشيم؛


- ما مسئوليت داريم كه تفاوتهاى فرهنگهاى مختلف ازنظر ارزشها را درك كرده و رفتارهايمان را - بدون گذشتن از اصول اخلاقى خود - با آنها منطبق كنيم؛


- ما مسئوليت داريم كه درباره مسائل پزشكى و اخلاقى، يكديگر را به چالش بكشيم؛


 


در ايران نيز برخى شركتها با پى بردن به اهميت مديريت اخلاق به تدوين كدهاى اخلاق و رفتار پرداخته اند. ازجمله اين شركتها گروه بهمن است كه منشور اخلاقى و رفتار فردى آن عبارتست از:


1 - احترام به قوانين و ضوابط سازمانى و رعايت آنها؛


2 - صداقت در كردار، گفتار، رفتار؛


3 - حفظ اسرار و عدم ارائه اطلاعات محرمانه سازمان به ديگران؛


4 - مشاركت فعال در پيشبرد امور شركت، تعهد به فعاليتهاى گروهى و يارى رسانى به ديگران؛


5 - وفادارى و احساس مسئوليت نسبت به سازمان، ترجيح دادن منافع شركت به منافع شخصى و دفاع از حريم شركت در جامعه؛


6 - داشتن وجدان كارى و به كاربردن تمام سعى و توان خود براى انجام وظايف محوله؛


7 - مقابله با شايعه سازى و پرهيز از تهمت، غيبت، خبرچينى و هر اقدامى كه صميميت و اعتماد ميان كاركنان را تضعيف كند؛


8 - رعايت نزاكت و ادب در برخوردهاى اجتماعى و منع حركتهايى كه موجب هتك حرمت ديگران شود؛


9 - رعايت نظم، انضباط و آراستگى؛


10- رعايت مقررات ايمنى و بهداشتى به منظور حفظ سلامت خود و ديگران؛


11 - عدم تبعيض (نژادى، قومى، خويشاوندى، مذهبى، جنسى)؛


12 - پرهيز از اخذ هرگونه هديه غيرمتعارف، وجه نقد و يا تسهيلات از طرفهاى تجارى شركت؛


13 - برقرارى توازن و اعتدال بين كار و زندگى خانوادگى؛


14 - عدم استفاده شخصى غيرمجاز از دارائيهاى شركت؛


15 - اعتماد و احترام متقابل ميان افراد؛


16 - ممنوعيت استفاده از دخانيات در محل كار و عدم مصرف موادمخدر و مشروبات الكلى؛


17 - رعايت دستورات و راهنمائيهاى مقامات ارشد؛


18 - حفظ حريم شخصى و آزادى ديگران؛


19 - ممنوع بودن دادوستدهاى شخصى در محل كار؛


20 - تلاش درجهت كسب رضايت مراجعان و مشتريان شغلى خود.


 


تدوين كدها


براى تدوين كدهاى اخلاق مراحل زير را طى كنيد:


1 - ارزشهايى را كه لازم است با قوانين و مقررات مرتبط هماهنگ شوند. بازنگرى كنيد. اين باعث مى شود مطمئن شويد كه سازمان شما قانون شكنى نمى كند.


2 - در هر زمينه اى ببينيد كدام ارزشها رفتارهاى اخلاقى مطلـوب آن زمينه را ايجاد مى كنند. براى مثال درمورد حسابداران بايد ديد كدام ارزشها باعث مى شود كه آنها بى طرفى، حفظ اسرار و درستى را در كار خود رعايت كنند.


3 - ارزشهايى را كه براى حل و فصل مسائل و معضلات جارى سازمان موردنياز هستند شناسايى كنيد.


براى اين منظور يك يا دو نفر از افراد كليدى را منصوب كنيد تا معضلات مهم موجود در سازمان را ازطريق مصاحبه با كاركنان كليدى شناسايى و گردآورى كنند. سپس رفتارهايى را كه باعث به وجود آمدن اين معضلات شده است شناسايى كنيد. در مرحله بعد ببينيد ماهيت كدام يك از اين معضلات، اخلاقى است. پس از آن رفتارهايى را شناسايى كنيد كه براى حل اين معضلات موردنياز هستند.


4 - ارزشهايى را كه براساس يافته هاى فرايند برنامه ريزى استراتژيك موردنيازند شناسايى كنيد.


5 - ارزشهاى اخلاقى را كه براى ذينفعان (كاركنان، مشتريان، تامين كنندگان، جامعه محلى) مهم هستند لحاظ كنيد.


6 - از پنج مرحله قبل 5 تا 10 ارزش اخلاقى را كه در سازمان از بالاترين اولويت برخوردارند گردآورى كنيد.


7 - كد اخلاق را تشكيل دهيد. براى هريك از ارزشها دونمونه رفتارى كه منعكس كننده آن ارزش باشند مثال بزنيد. متن كد اخلاق بايد اين مطلب را نشان دهد كه از همه كاركنان انتظار مى رود از ارزشهاى مذكور در كد پيروى كنند.


8 - از افراد كليدى سازمان بخواهيد كد را مورد بررسى و بازنگرى قرار دهند. تا جايى كه ممكن است از افراد بيشترى در اين باره كمك بگيريد.


9 - كداخلاق را اعلام و درميان همه كاركنان انتشار دهيد.


10 - حداقل سالى يكبار كدها را روزآمد كنيد.


ممكن است براى سال آينده ارزشهايى كاملاً متفاوت از ارزشهاى امسال در كد جاى گيرند.


 


در تدوين كدهاى رفتار از دستورالعملهاى زير پيروى كنيد:


1 - رفتارهاى كليدى را كه بايد با ارزشهاى اخلاقى اعلام شده در كد اخلاق مطابقت داشته باشند شناسايى كنيد و كد رفتار را تشكيل دهيد؛


2 - از افراد كليدى سازمان درخواست كنيد كه كد را مورد بررسى و بازبينى خود قرار داده و نظرشان را پيرامون آن بگويند؛


3 - كد رفتار جديد را به همه كاركنان اعلام كرده و از مطلع شدن همه آنان اطمينان حاصل كنيد؛


4 - به همه كاركنان گوشزد كنيد كه بايد رفتارهاى آنان با رفتارهاى مشخص شده در كد رفتار مطابقت داشته باشد؛


5 - حداقل سالى يكبار كد رفتار را بازبينى كنيد. (همزمان با بازبينى كد اخلاق).


در پايان مبحث كدها يادآورى چند نكته ضرورى به نظر مى رسد.


- اگر سازمان شما بزرگ و شامل بخشهاى متعدد است مى توان براى كل سازمان يك كد مشترك و كلى و سپس براى هريك از دپارتمانها يك كد جداگانه تدوين كرد؛


- دربرخى سازمانها كد اخلاق و كد رفتار از هم جدا نبوده و يكى است كه اين بستگى به فرهنگ سازمان، نوع فعاليت سازمان و سطح نهايى وضوح در كدها دارد؛


- بهتر است كه هر سازمانى جداگانه به تدوين كد بپردازد نه اينكه از كدهاى سازمانهاى ديگر كپى بردارى كند؛


- كد اخلاق و رفتار يك ابزار ارگانيك است كه با تغيير نيازهاى جامعه و سازمان بايد تغيير كند؛


- به ياد داشته باشيد كه كدها ممكن است در برخى معضلات اخلاقى نتوانند كمكى كنند.


 


خط مشى ها


مثالهاى زيادى وجود دارد كه نشان مى دهد ســازمــانهــا چگونه توانسته اند از طريق خط مشى ها و رويه هايى ارزشها را مديريت كنند. به عنوان مثال ارزش مسئوليت اجتماعى را فرض كنيد. براى ايجاد رفتارهايى منطبق با اين ارزش سازمانها اغلب خط مشى هايى چون استفاده مجدد از ضايعات، كمك به موسسات خيريه و درنظر گرفتن تمهيداتى براى مشاركت كاركنان در فعاليتهاى اجتماعى تدوين مى كنند. نقش شرح وظايف و ارزيابى عملكرد را درنظر بگيريد. مثلاً يك شركت كه از تكنولوژى پيشرفته اى استفاده مى كند ارزش بالايى براى دانش فنى، خلاقيت و تفكر سيستمى قائل است. اين شركت شكلى از شرح وظايف و ارزيابى عملكرد را مورداستفاده قرار مى دهد كه رفتارهايى منطبق با اين ارزشها را تشويق كند؛ مثلاً اهداى درجه هاى پيشرفته، حق ثبت اختراع (حق ساخت و بهره بردارى انحصارى) و مهارتهـاى طراحى و تحليل. براى تدوين خط مشى ها و رويه هاى كارآمد و مفيد به دستورالعملها و راهنماييهاى زير توجه كنيد.


! خط مشى ها و رويه ها بايد به گونه اى باشند كه باعث شوند رفتارهايى منطبق با كد رفتار در سازمــان انجــام گيرد. مثلاً خط مشى ها و رويه هاى كارگزينى، شرح وظايف، روشهاى ارزيابى عملكرد، انتظارات مديريت مبتنى بر هدف، فرمهاى استاندارد، چك ليستها، فرمتهاى گزارش بودجه و ديگر ابزارهاى كنترلى مرتبط بايد به گونه اى تدوين شوند كه از مطابقت آنها با كد رفتار اطمينان حاصل شود؛


! براى حل معضلات اخلاقى خط مشى ها و رويه هايى را تدوين كنيد؛


! براى آموزش برنامه مديريت اخلاق به كاركنان خط مشى ها و رويه هايى را مدون سازيد؛


! خط مشى ها و رويه هاى پاداش و تنبيه براى رفتارهاى اخلاقى و غيراخلاقى تدوين كنيد؛


! يك خط مشى شكايت براى كاركنان تدوين كنيد تا با استفاده از آن بتوانند اختلافشان با مافوق و با يكديگر را حل كنند؛


! يك هات لاين (HOT LINE) اخلاقى ايجاد كنيد. اين كار را بهتر است توسط مشاورى از بيرون سازمان مثلاً يك مشاور حقوقى يا يك روحانى دينى انجام داد. همچنين مى توان يك جعبه هشدار محرمانه (TIPBOX) ايجاد كرد كه كاركنان بتوانند به صورت ناشناس رفتارهاى مشكوك غيراخلاقى را در آن گزارش دهند.


! سالى يك بارتمام خط مشى ها و رويه هاى پرسنلى را بازنگرى كنيد. اگر سازمان كوچك است از تمام كاركنان براى اين منظور استفاده كنيد.


 


حل معضلات اخلاقى


اغلب موضوع اخلاق كار را حل معضلاتى مى دانند كه در آن يك راه حل به وضوح درست و بقيه نادرست هستند. به عنوان مثال در اغلب مطالعات موردى در زمينه اخلاق كار يكى از كاركنان با اين مسئله مواجه مى شود كه آيا دروغ بگويد يا نه؛ دزدى بكند يا نكند؛ در حق ديگران اجحاف كند يا نه و مواردى از اين قبيل. اما معضلات اخلاقى كه مديران با آن مواجه مى شوند معمولاً بسيار پيچيده تر از اينهاست و هيچ دستورالعمل واضحى نه در قانون و نه در دين درباره آن وجود ندارد.


 


مثالهايى از معضلات پيچيده اخلاقى:


- مشتريى مى خواهد محصولى را از شركت من بخرد. پس از اينكه قيمت محصول را به او گفتم او مى گويد كه نمى تواند اين قيمت را بپردازد. من مى دانم كه او مى تواند اين محصول را به قيمت ارزانتر از يكى از رقبايمان بخرد. آيا من بايد اين موضوع را به او بگويم؟


- شركت ما به سيستم پرداخت (PAY SYSTEM) شايسته مدارانه اش افتخار مى كند. يكى از كاركنان من در طول سال كارش را بسيار عالى انجام داده و بنابراين، شايسته تقدير و تجليل است. او هم اكنون بالاترين حقوقى را كه در رتبه شغلى او قابل دريافت است مى گيرد. ازطرفى چون پرسنل شركت در رتبه شغلى بالاتر از آن بسيار زياد است نمى توانيم او را ترفيع بدهيم. چه بايد بكنيم؟


- يكى از همكاران به من گفت كه قصد دارد تا به زودى شركت را ترك كند و دنبال كار پردرآمدترى بگردد. درهمين حال رئيس شركت به من گفت كه او قصد ندارد پست مهمى را كه خالى مانده است به من بدهد چون كه مى خواهد آن را به همان همكار من بدهد. آيا من بايد اين موضوع را به او بگويم؟


 


روشهاى حل معضلات اخلاقى


براى بررسى معضلات اخلاقى روشهاى مختلفى وجود دارد ازجمله: چك ليست اخلاقى، روش ده مرحله اى و ليست سوالات كليدى. توجه داشته باشيد كه قانون طلايى احتمالاً معمولترين روش براى حل معضلات اخلاقى است. اين قانون در اشكال مختلف در بسيارى از اديان جهان وجود دارد.


 


ليست سوالات كليدى


LAURA 1.NASH ،12 سوال را براى كمك به مديران در بررسى معضلات اخلاقى مطــرح مى كند:


1 - آيا مسئله را به درستى تعريف كرده ايد؟


2 - اگر در جايگاه مقابل بوديد چگونه مسئله را تعريف مى كرديد؟


3 - در گام نخست چگونه اين وضعيت به وجود آمد؟


4 - شما به عنوان يك شخص و يك عضو شركت به چه كسانى و چه چيزهايى وفا داريد؟


5 - قصد شما از گرفتن اين تصميم چيست؟


6 - چگونه اين قصد و نيت با نتايج احتمالى قابل مقايسه است؟


7 - از اين تصميم چه كسانى احتمال دارد متضرر شوند؟


8 - آيا مى توانيد قبل از تصميم گيرى، مسئله را با گروههايى كه متاثر از اين تصميم هستند به بحث بگذاريد؟


9 - آيا مطمئن هستيد كه موقعيت شما مدتى طولانــى به اندازه اى كه الان ارزشمند به نظر مى رسد ارزشمند باقى بماند؟


10 - آيا مى توانيد بدون دلهره تصميم خود را براى رئيس، مديرعامل، هيئت مديره، خانواده و بالاخره جامعه خود بگوييد؟


11 - پتانسيل سمبليك كار شما، درصورتى كه درست فهميده شود، چيست؟ اگر بد فهميده شود چطور؟


12 - تحت چه شرايطى استثناهايى را در موضع خود خواهيد پذيرفت؟


 


چك ليست اخلاقى


دو متخصص به نامهاى JON PEKEL, DOUG WALLACE چك ليست اخلاقى زير را بــراى بـررسى معضلات اخلاقى پيشنهاد كرده اند. درصـورت لزوم برپايه نتايج اين تست در تصميمــات و طرحهاى كارى (ACTION PLAN) خود تجديدنظر كنيد. (جدول 1)


 


روش ده مرحله اى تصميم گيرى


PEKEL , WALLACE همچنيــن روش ده مرحله اى زير را تهيه كرده اند.


1 - واقعيتهاى شناخته شده در اين معضل كدامند؟


2 - ذينفعان كليدى چه كسانى هستند؟ ارزشهاى آنان و پيامدهاى دلخواهشان چيست؟


3 - محركهاى (DRIVERS) اساسى به وجود آورنده اين معضل كدامند؟


4 - در اين معضل اخلاقى كدام اصول اخلاقى يا ارزشهاى عملى (OPERATING VALUES) در اولويتند كه حفظ و حمايت شوند؟


5 - چه كسانى بايد در اين تصميم گيرى دخالت داده شوند و يا نظراتشان لحاظ گردد؟


6 - هر راهكار يا طرحى كه ويژگيهاى ذيل را داراست، ليست كنيد:


الف) از متضرر شدن ذينفعان جلوگيرى مى كند يا آن را به حداقل مى رساند؛


ب) ارزشهاى داراى اولويت در اين معضل را حفظ و حمايت مى كند؛


ج) راه حل خوبى براى اين معضل است.


7 - براى راهكار ترجيح داده شده سناريوى بدترين حالت ممكن را طراحى و تاثير آن را بر ذينفعان بررسى كنيد. سپس درصورت لزوم اين راهكار را بازبينى و درمورد آن تجديدنظر كنيد.


8 - به طرح خود يك جزء اخلاقى اضافه كنيد كه بازدارنده محركهاى اساسى به وجود آورنده اين معضل باشد.


9 - تصميم و طرح انتخاب شده را باتوجه به چك ليست اخلاقى ارزيابى كنيد.


10 - تصميم گيرى كنيد و طرح مناسب را بريزيد و سپس آن را به اجرا درآوريد.


 


آموزش


برنامه اخلاق ضرورتاً بى فايده خواهدبود مگر اينكه تمام كاركنان بدانند اين برنامه چيست، كاركردش چگونه است و نقش آنها در اين برنامه چيست.


اگر سيستم صادقانه و بدون پرده پوشى اداره نشود ماهيت سيستم ممكن است موردشك و سوءظن قرار گيرد. به علاوه قانون كارى به اين ندارد كه خط مشى هاى مكتوب سازمان چقدر منصفانه و به روز است؛ قانون رفتار كاركنان را به عنوان خط مشى بالفعل سازمان تفسير مى كند. بنابراين، تمام كاركنان بايد از خط مشى ها و رويه ها آگاه بوده و كاملاً طبق آنهــا رفتـار كنند. (چه خط مشى ها و رويه ها براى برنامه هاى اخلاق باشد و چه براى مديريت پرسنل). تطابق كامل فعاليتهاى كاركنان با خط مشى ها و رويه هاى اخلاقى مستلزم آموزش آنهاست.


 


در بحث آموزش كاركنان به توصيه هاى زير توجه كنيد:


- كاركنان جديد را طى مدتى كه با سازمان سازگار مى شوند با برنامه اخلاق سازمان آشنا كنيد؛


- در دوره هاى آموزشى كه براى مديران برگزار مى شود به بازبينى برنامه مديريت اخلاق بپردازيد؛


- شركت دادن كــاركنان در بازبينى كدها و خط مشى ها (خط مشـى هــاى اخلاق و خــط مشى هاى پرسنلى) خود يك آموزش قوى است؛


- يكى از بهترين شكلهاى آموزش اخلاقيات به كاركنان دادن تمرين حل معضلات پيچيده اخلاقى به آنهاست. مى توان يك مورد معضل اخلاقى واقعى يا شبيه واقعيت به آنان ارائه داد و از آنان خواست با استفاده از روشهاى بررسى و حل معضلات اخلاقى آن را بررسى كــرده و راه حل ارائه دهند.


- در ارزيابى عملكرد كاركنان عملكرد اخلاقى را نيز به عنوان يكى از ابعاد لحاظ كنيد.


در پايان توجه داشته باشيد كه با همه اين تفاصيل بهترين آموزش دهنده، رفتار رهبران سازمان است. 1


 


منابع:


1 - ROBERT.E. FREDERICK. A COMPANION TO BUSINESS ETHICS. 1999. BLACKWELL PUBLISHING.


2 - CARTER MCNAMARA. COMPLETE GUIDE TO ETHICS MANAGEMENT. 1999. http://www.mapnp.org/library/ethics.


3 - ANITA JOSE&MARY S.THIBODEAUX. INSTITUTIONALIZATION OF ETHICS: THE PERSPECTIVE OF MANAGERS. 1999. JOURNAL OF BUSINESS ETHICS 22: 133-143.


4 - http://ww.investor.jnj.com/ethics

 

منبع: ماهنامه تدبير ش 132