مرکز رشد شريف

نقش فناورى اطلاعات در سازمان‌هاى امروزى

IT‌ فشارهاى برون‌سازمانى را كاهش مى دهد

پدر قرن بيست و يكم، اكثر سازمان‌هاى دولتى و خصوصى فعاليت‌هاى خود را به صورت اقتصاد ديجيتالى و مبتنى بر استفاده از فناورى‌هاى ديجيتالى پايه‌ريزى مى‌كنند. اين نوع اقتصاد تحت عنوان اقتصاد اينترنتى، اقتصاد تحت وب و اقتصاد جديد نيز ناميده مى‌شود. در اين شكل جديد از اقتصاد زير‌ساخت‌هاى ديجيتالى، بسترهاى لازم براى همكارى، ارتباط، جست‌وجوى اطلاعات و فعاليت‌هاى افراد و سازمان‌ها را فراهم مى‌كند. اين بستر شامل موارد زير مى‌شود:

- انجام مبادلات مالى مصرف‌كنندگان و شركت‌ها به صورت ديجيتالى.
- تغيير قالب بسيارى از محصولات مانند كتاب، مجله، برنامه‌هاى راديو و تلويزيون، فيلم‌ها، بازى‌هاى الكترونيكى، لوح‌هاى موسيقى و نرم افزارهاى رايانه‌اى به شكل ديجيتالى.
- افزودن قابليت اتصال كالاهاى فيزيكى مانند لوازم خانگى و اتومبيل به رايانه.

در اقتصاد ديجيتالى، فعالان اقصادى به طور فزاينده‌اى كارهاى اساسى خود از قبيل خريد و فروش كالا و خدمات و همكارى‌هاى تجارى را به صورت الكترونيكى انجام مى‌دهند.چنين فرآيندى به عنوان تجارت الكترونيكى يا كسب و كار الكترونيكى ناميده مى‌شود. همچنين افراد و سازمان‌ها از فناورى ديجيتالى جهت دسترسى به اطلاعات ذخيره شده در مكان‌هاى جغرافيايى مختلف و برقرارى ارتباط و همكارى با يكديگر استفاده مى‌كنند و افراد مى‌توانند رايانه‌هايشان را به اينترنت يا اينترانت سازمان‌هاى خود متصل كنند. علاوه بر آن بسيارى از سازمان‌ها اينترانت خود را به اينترانت شركاى خود متصل كرده‌اند كه به اين نوع از شبكه‌ها، اكسترانت گفته مى‌شود. در گذشته اتصال شبكه‌ها از طريق كابل كشى و سيستم‌هاى با سيم انجام مى‌شد ولى از سال 2000 به بعد اكثر ارتباطات و همكارى‌هاى از راه دور به كمك سيستم‌هاى بى‌سيم انجام مى‌شود.

 
سازمان‌ها در محيطى پر تنش ، غير قابل پيش‌بينى، پيچيده و به سرعت در حال تغيير براى كسب سود بيشتر، حفظ بازار و به طور كلى بقا و رشد خويش در رقابتند و براى رسيدن به اين اهداف بايد توانايى واكنش سريع در برابر تهديدات و فرصت‌هاى موجود در چنين محيط پويايى را داشته باشند. سازمان‌ها بايد عوامل محيطى تاثيرگذار بر فعاليت‌هاى سازمانى مانند: عوامل اجتماعى، قانونى، اقتصادى، فيزيكى و سياسى را به خوبى بشناسند چرا كه اين عوامل مى‌توانند موجب فشار بر سازمان شوند. اين فشارها به طور كلى به سه دسته فشارهاى بازار، فشارهاى فناورى و فشارهاى اجتماعى طبقه‌بندى مى‌شوند.

الف- فشارهاى بازار
فشارهاى بازار ناشى از اقتصاد جهانى، رقابت شديد، تغييرات طبيعى نيروى كار و قدرت مشتريان است. در ادامه به بررسى هر يك از اين عوامل مى‌پردازيم:
شبكه‌هاى ارتباطى از راه دور و پيشرفته مانند اينترنت حركت به سوى اقتصاد جهانى را تسهيل كرده‌اند. توافق‌نامه‌هاى منطقه‌اى از قبيل توافق نامه تجارت آزاد آمريكاى شمالى (NAFTA بين سه كشور ايالات متحده، كانادا و مكزيك) و ايجاد بازار متحد اروپايى با پول واحد (يورو)، سهم بسزايى در افزايش سطح تجارت جهانى دارد.

هزينه نيروى كار از ديگر فشارهاى وارد بر شركت‌هاى فعال در بازار جهانى، است.اين هزينه در كشورهاى مختلف بسيار متفاوت است. در كشورهاى توسعه يافته چون مزاياى زيادى مانند مراقبت‌هاى بهداشتى در اختيار كارمندان و كارگران صنايع قرار مى‌دهند، نيروى كار گرانتر از كشورهاى در حال توسعه است. در نتيجه صنايع وابسته به نيروى كارترجيح مى‌دهند فعاليت‌هاى توليدى خود را به كشورهايى با هزينه نيروى كار كمتر انتقال دهند.

با متنوع شدن نيروى كار به خصوص در كشورهاى توسعه يافته، ائتلاف نيروهاى كار سخت‌تر شده است. امروزه تعداد زنان، والدين مجرد، اقليت‌ها و معلولان كه در تمام موقعيت‌ها كار مى‌كنند، در حال افزايش است. فناورى اطلاعات ائتلاف نيروى كار متنوع در قالب نيروى كار سنتى را تسهيل كرده و به افراد اجازه كار از راه دور و منزل را فراهم كرده است.

فرهنگ و توقعات مصرف‌كنندگان با افزايش دانش افراد درباره ميزان دسترسى و كيفيت محصولات و خدمات افزايش يافته است و مصرف‌كنندگان مى‌توانند در اينترنت، اطلاعات دقيقى درباره محصولات و خدمات مشابه يافته و قيمت اجناس رقباى مختلف را با هم مقايسه كنند و كالاى مورد نظر خود را با شركت در حراجى‌هاى الكترونيكى خريدارى كنند. اهميت مشتريان، سازمان‌ها را وادار به افزايش تلاش‌هاى خود در جهت جذب و حفظ مشتريان كرده است.

ب- فشارهاى فناورى
دومين نوع از فشارهاى كسب وكار مربوط به فشارهاى فناورى است. نوع‌آورى فناورى، فناورى‌هاى منسوخ و حجم انبوه اطلاعات، فشارهاى اصلى مرتبط با فناورى هستند.
فناورى‌هاى مورد استفاده به سرعت در حال اصلاح و به روز شدن است و هر روز فناورى‌هاى جديدترى به بازار مى‌آيد و گزينه‌هاى خدمات تغيير مى‌كند و همين امر باعث افزايش كيفيت كالاها مى‌شود در نتيجه فناورى‌ها و روش‌هاى امروزى با گذشت زمان منسوخ مى‌شود.

همچنين حجم اطلاعاتى كه در اينترنت به صورت رايگان در دسترس است، هر ساله بيش از دو برابر افزايش مى‌يابد. اينترنت و ساير شبكه‌هاى ارتباطى از راه دور حجم عظيمى ‌از اطلاعات را به سمت مديران سازمان‌ها سوق مى‌دهند و مديران جهت اتخاذ تصميم درست و موثر بايد توانايى دسترسى، هدايت و به كارگيرى حجم انبوهى از داده‌ها، اطلاعات و دانش را داشته باشند. فناورى‌هاى اطلاعات مانند داده‌كاوى (Data mining) مى‌توانند مديران را در تصميم‌گيرى‌ها به صورت كارآمد پشتيبانى كنند.

پ - فشارهاى اجتماعى
دسته سوم از فشارهاى كسب و كار شامل مسئوليت‌هاى اجتماعى، قانون‌گرايى و قانون زدايى دولت، صرف هزينه براى برنامه‌هاى اجتماعى و دغدغه‌هاى اخلاقى است.
مسائل اجتماعى بر سازمان تاثير داشته و سازمان براى حل اين مسائل بايد پول و زمان صرف كند. يكى از مسائل عمده اجتماعى كه بر سازمان‌هاى مدرن تاثير گذار است شكاف اطلاعاتى بين سازمان‌هايى كه دسترسى به اينترنت و شبكه‌هاى ارتباطى دارند و آنهايى كه دسترسى ندارند، است.

قوانين دولتى در امور امنيت، بهداشت، كنترل محيط و ايجاد فرصت‌هاى بازرگانى برابر، از ديگر فشارهاى اجتماعى در كسب و كار است. اين قوانين، هزينه‌هاى توليدى و ارائه خدمات سازمان‌ها را افزايش مى‌دهند و رقابت اين سازمان‌ها را با صنايع كشورهاى ديگر كه چنين محدوديت‌هايى ندارند را سخت‌تر مى‌‌كند.

به‌طور كلى استاندارد‌هاى موجود در زمينه درست يا غلط بودن، جزو مسائل اخلاقى هستند و به طور خاص به استانداردهاى درست و غلط در زمينه فعاليت‌هاى مربوط به پردازش اطلاعات، اخلاق اطلاعاتى گفته مى‌شود. اخلاق اطلاعاتى از اين رو حائز‌اهميت است كه مى‌تواند به روان كارمندان و وجهه سازمان لطمه بزند. كاربرد گسترده IT دغدغه‌هاى اخلاقى زيادى چون مشاهده نامه‌هاى الكترونيكى اشخاص و تجاوز به حريم خصوصى ميليون‌ها نفر از مشتريانى كه اطلاعاتشان را در پايگاه داده‌هاى عمومى ‌و خصوصى ذخيره كرده‌اند، به وجود آورده است.

1 - واكنش‌هاى سازمانى به فشارهاى كسب و كار و پشتيبانى فناورى اطلاعات

سازمان‌ها به كمك فناورى اطلاعات از قبيل سيستم‌هاى استراتژيك، تمركز بر مشترى، توليد سفارشى و توليد انبوه سفارشى و تجارت الكترونيكى به فشارهاى كسب و كار واكنش نشان مى‌دهند. در ادامه به شرح مختصرى از هر يك از اين واكنش‌ها مى‌پردازيم:

سيستم‌هاى استراتژيك به اشكال زير، سازمان‌ها را حمايت مى‌كنند:
- افزايش سهم بازار
- افزايش درآمد
- مذاكره بهتر با تامين‌كنندگان
- جلوگيرى از ورود رقبا به بازار فروش سازمان‌ها

تلاش سازمان‌ها براى ارائه خدمات بهتر مى‌تواند در جذب و نگهدارى مشتريان موثر باشد. فناورى اطلاعات ابزار و فرآيندهاى كارى بى‌شمارى را جهت حفظ رضايت در مشتريان فراهم كرده است.

توليد سفارشى يكى از استراتژى‌هاى توليد محصولات و ارائه خدمات مطابق ميل و خواسته مشتريان است و دغدغه اصلى صنايع توليدى و خدماتى چگونگى سفارشى‌سازى كالا با قيمتى معقول و ارزان است. بخشى از راهكار سفارشى‌سازى توليد و سرويس‌دهى تغيير فرآيند صنايع از توليد انبوه به توليد انبوه سفارشى است. در توليد انبوه و توليد انبوه سفارشى حجم بالايى از محصولات يكسان توليد مى‌شود با اين تفاوت كه در توليد انبوه سفارشى برخى از گزينه‌هاى محصول مطابق خواسته مشترى سفارشى مى‌شود.

2 - مزيت رقابتى و سيستم‌هاى اطلاعات استراتژيك
به استراتژى‌هاى كسب و كار به منظور رقابت، اهداف، خط مشى‌ها و سياست‌هاى مورد نياز براى رسيدن به اهداف، استراتژى رقابتى گفته مى‌شود. سازمان‌ها در خلال استراتژى رقابتى به دنبال مزيت رقابتى و پيشى گرفتن از رقبا در مواردى چون قيمت، كيفيت، سرعت در صنعت هستند. مزيت رقابتى كمك مى‌كند شركت‌ها بتوانند بازار را كنترل كنند و به سود بيشترى دست يابند. مزيت رقابتى در اقتصاد ديجيتالى حتى از اقتصاد سنتى نيز اهميت بيشترى يافته است. در اكثر حالات، اقتصاد ديجيتالى هسته تجارت، شركت‌ها و سازمان‌ها را تغيير نداده است. فناورى اطلاعات تسهيلاتى را جهت افزايش موفقيت سازمان در مسير منابع سنتى مزيت رقابتى مانند قيمت پائين، خدمات مشترى عالى و مديريت زنجيره تامين بالادستى ارائه داده است. سيستم‌هاى اطلاعات استراتژيك (SISها) با كمك به سازمان در اجراى اهداف استراتژيك و افزايش بهره‌ورى و توليدات، مزيت رقابتى را فراهم مى‌كنند. هر سيستم اطلاعاتى كه با افزايش مزيت رقابتى يا كاهش معايب رقابتى سازمان كمك كند، سيستم اطلاعات استراتژيك نام دارد.

3 - مدل نيروهاى رقابتى Porter
مدل نيروهاى رقابتى پورتر بهترين ساختار شناخته شده براى تحليل رقابت‌پذيرى سازمان‌ها است. شركت‌ها از اين مدل براى توسعه استراتژى‌هايشان جهت افزايش لبه رقابتى خود استفاده مى‌كنند. همچنين مدل پورتر نشان مى‌دهد چگونه فناورى اطلاعات مى‌تواند رقابت پذيرى واحدهاى اقتصادى را افزايش دهد. مدل پورتر پنج نيروى اصلى را كه مى‌توانند موقعيت يك واحد اقتصادى را در يك صنعت به خطر بيندازند، معرفى مى‌كند. با گذشت حدود يك دهه از تغيير ماهيت رقابت توسط اينترنت، پورتر  نتيجه گرفت كه به طور كلى فشار اينترنت در حال افزايش شدت رقابت است و تاثير منفى بر سوددهى شركت‌ها دارد. اين پنج نيرو و راه‌هاى نفوذ اينترنت به آنها به شرح زير است:

- تهديد ورود رقباى جديد: براى اكثر واحدهاى اقتصادى، اينترنت تهديد ورود رقباى جديد به بازار محصولاتشان را افزايش داده و موانع سنتى ورود به بازار مانند نياز به عوامل فروش يا نياز به يك محل فيزيكى براى فروش كالا يا خدمات را برداشته است. امروزه صنايع براى رقابت و فروش كالا و خدمات تنها به وب‌سايت نياز دارند. اينترنت مرزهاى جغرافيايى را برداشته و رقبايى كه از نظر جغرافيايى دور هستند را به راحتى قادر به رقابت با واحدهاى اقتصادى موجود، كرده است.

- قدرت چانه زنى تامين‌كنندگان: فشار اينترنت بر تامين‌كنندگان پيچيده است. از يك سو خريداران مى‌توانند تامين‌كنندگان متفاوت و قيمت‌هاى رقابتى بيشترى را يافته و قدرت چانه‌زنى تامين‌كنندگان را كاهش دهند و از سوى ديگر شركت‌ها از اينترنت جهت يكپارچه‌سازى زنجيره تامين استفاده مى‌كنند.

- قدرت چانه زنى مشتريان (خريداران): وب سايت‌ها به طور چشمگيرى دسترسى خريداران به اطلاعات درباره محصولات و تامين‌كنندگان را افزايش داده‌اند. فناورى‌هاى اينترنتى به خريداران امكان خريد از تامين‌كنندگان سرتاسر دنيا با صرف هزينه و زمان كمتر مى‌دهند و به عبارت ديگر اينترنت قدرت چانه‌زنى مشتريان را افزايش داده است.

- تهديد محصولات يا خدمات جايگزين: جايگزينى، بزرگترين خطر تهديدكننده صنايع مبتنى بر اطلاعات است. صنايعى چون موسيقى، كتاب، نرم‌افزار كه محصولات آن قابليت جابه‌جايى با اطلاعات ديجيتالى شده دارد، بايد به اينترنت به عنوان يك تهديد جدى بنگرد چراكه اينترنت مى‌تواند اين اطلاعات را به روش مناسب و با هزينه اندك در دسترس عموم قرار دهد.

- رقابت ميان بنگاه‌هاى موجود در صنعت: در معرض ديد بودن كاربردهاى اينترنت روى وب‌سايت‌ها، سيستم‌هاى اختصاصى را در حفظ اسرار دچار مشكلات بسيارى كرده است. در نتيجه بين رقبا تفاوت‌هاى اندكى وجود دارد. به عبارت ساده‌تر، وقتى من سيستم جديد رقباى خود را به صورت برخط مى‌بينم، به منظور عقب نماندن از رقابت به سرعت ويژگى‌هاى سيستم جديد رقيب را به سيستم خود خواهم افزود. سيستم‌هاى مبتنى بر اينترنت در حال دگرگون كردن رقابت طبيعى و حتى ساختار صنايع هستند.
 
 
منبع:‌پايگاه اطلاع رسانى فناورى اطلاعات و ارتباطات ايران