مرکز رشد شريف

نكته‌ هاى مديريت زمان كه كار مى‌كند

خیلی از ما برای مدیریت زمان بهتر، کتابی خوانده‌ایم و یا در دوره‌ای شرکت کرده‌ایم، نکته های زیادی آموخته ایم و الان کارهایمان را لیست و اولویت‌بندی می‌کنیم و از گجت های دیجیتال امروزی و یا سررسید، برای سازمان‌دهی به کارهایمان استفاده می‌کنیم. ولی با همه این‌ها باز هم این سؤال را از خودمان بپرسیم که چرا هنوز هم این‌همه کار ناتمام دارم و باز هم وقت کم می‌آورم؟

 پاسخ ساده است. همه‌ی چیزهایی که در مورد مدیریت زمان آموخته‌ایم، به‌دردنخور هستند! چون اصلاً کار نمی‌کنند!

 قبل از اینکه بخواهیم مدیریت زمان را آغاز کنیم، باید بفهمیم «زمان» چیست. به‌طور خلاصه در دیکشنری‌ها می‌توان به این تعریف رسید که «زمان» وقتی است که چیزی اتفاق می‌افتد.

 ما دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان حقیقی.

 در زمان ساعتی ما ۶۰ ثانیه در یک دقیقه داریم. ۶۰ دقیقه در یک ساعت. ۲۴ ساعت در یک شبانه‌روز و ۳۶۵ شبانه‌روز در یک سال. همه زمان‌ها یکسان و ثابت هستند. وقتی کسی به سن ۵۰ سالگی رسیده، یعنی دقیقاً ۵۰ سال زندگی کرده، نه کمتر و نه بیشتر.

 در زمان واقعی، همه زمان‌ها نسبی هستند. زمان برحسب کاری که شما انجام می‌دهید، کوتاه و بلند می‌شود. دو ساعت ممکن است به اندازه ۱۲ سال برای شما طول بکشد و از آن‌طرف، بزرگ شدن فرزند ۱۲ ساله‌ی ما گویا فقط ۲ ساعت بوده است.

 کدام نوع زمان، دنیایی که واقعاً شما در آن زندگی می‌کنید را توصیف می‌کند: زمان ساعتی یا زمان حقیقی؟

 

زمان ساعتی یا زمان حقیقی؟

 دلیل اینکه ابزارها و سیستمهای مدیریت زمان به درستی کار نمی‌کنند، این است که آن‌ها برای زمانِ ساعتی (ساعت محور) طراحی‌شده‌اند. زمانِ ساعت محور بی‌ربط است. شما در فضای آن زندگی نمی‌کنید و یا حتی به آن دسترسی هم ندارید. شما در زمان حقیقی زندگی می‌کنید. دنیایی که وقتی به شما خوش می‌گذرد، زمانش سریع می‌گذرد و وقتی قرار است مالیات پرداخت کنید، کِش می‌آید.

 خبر خوب این است که زمان حقیقی، ذهنی است و بین دو تا گوش ما مستقر است! شما آن را خلق می‌کنید؛ و هر چیزی که شما آن را بسازید، می‌توانید مدیریتش هم بکنید. الآن وقتش است که همه خود-کارشکنی ها و خود-محدودیت هایی که به بهانه کمبود وقت یا اینکه الآن وقتش نیست، برای خودتان ایجاد کرده‌اید را از میان بردارید و کسب‌وکارتان را شروع و یا آن را به بهترین شکل مدیریت کنید.

سپری کردن وقت و زمان، فقط از سه طریق صورت می‌گیرد: فکر، گفتگو و عمل. بسته به کسب‌وکار شما، کار شما ترکیبی با نسبت‌های مختلف از همین سه گزینه است. به عبارتی، شما یا در حال فکر کردن هستید، یا گفتگو و یا عمل.

 به‌عنوان یک کارآفرین، ممکن است مدام در کار جاری شما وقفه بیفتد و در جهات مختلفی کشیده شوید. تا زمانی که نمی‌توانید وقفه‌ها را حذف کنید، باید با خودتان بگویید که چه زمانی را برای انجام آن‌ها صرف کرده‌اید و چه زمانی را برای تفکر، گفتگو و عمل کردن‌های منجر به موفقیت خواهید گذراند.

 

با تمرین تکنیک‌های مدیریت زمان زیر، صاحب زمان خودتان شوید:

 ۱ – با خودتان یک ابزار نوشتن (کاغذ، موبایل، تبلت) بردارید و همه تفکرات، گفتگوها و فعالیت‌هایتان را در یک هفته ثبت کنید. این کار به شما کمک می‌کند که بفهمید وقتتان را در یک روز چطور می‌گذرانید. بدین ترتیب شما متوجه می‌شوید که واقعاً چه زمانی را درست مصرف کرده‌اید و چه زمان‌هایی را برای تفکرات، گفتگوها و کارهای بیهوده و غیر مؤثر هدر داده‌اید.

 ۲ – به هر فعالیت یا گفتگویی که برای رسیدن به موفقیت شما مهم است، باید زمانی را اختصاص داد. تودو لیست‌ها یا لیست‌های کاری انقدر بزرگ و بزرگ می‌شوند که خاصیتشان را از دست می‌دهند. زمان‌هایی را با خودتان خلوت کنید و بعد برای تفکرات، گفتگوها و کارهای با اولویت بالا، زمان‌هایی را مشخص کنید. برنامه‌ریزی کنید که چه زمانی باید آن‌ها را آغاز و تمام کنید. در اجرای این برنامه‌ریزی‌ها نظم داشته باشید.

 ۳ – برنامه‌ریزی کنید که حداقل ۵۰ درصد از وقتتان را درگیر تفکرات، گفتگوها و کارهایی شوید که بیشترین نتیجه را برای شما ایجاد خواهند کرد.

 ۴ – برای وقفه‌های ناخواسته برنامه‌ریزی کنید. طرحی بریزید که آن‌ها را از کاری که در حال انجامش هستید، دور کنید. به‌عنوان مثال، مفهومِ داشتن «ساعات اداری». آیا «ساعات اداری» راه دیگری برای گفتن «وقفه‌های برنامه‌ریزی‌شده» نیست؟

 ۵ – ۳۰ دقیقه اول هر روز را به برنامه‌ریزی برای آن روز اختصاص دهید. تا این برنامه‌ریزی را تمام نکرده‌اید، کارتان را شروع نکنید. مهم‌ترین زمانِ روز کاری شما، زمانی است که به برنامه‌ریزی برای کارهایتان می‌پردازید.

 ۶ – ۵ دقیقه قبل از هر تماس یا کاری را به فکر کردن در مورد این اختصاص دهید که قرار است چه نتیجه‌ای از این تماس یا کار بگیرید. این مورد به شما کمک می‌کند که قبل از شروع کار، بفهمید موفقیت بعد از این کار، یعنی چه؛ و این کار، زمان را برای شما کُند می‌کند. ۵ دقیقه را هم بعد از هر کار و تماس، به بررسی این اختصاص دهید که چه نتایجی کسب کردید و آیا همانی است که انتظار داشتید؟ اگرنه، چه چیزی را از دست دادید؟ چه چیزی را در تماس یا کار بعدی‌تان باید لحاظ کنید که دفعه بعد، موفق شوید؟

 ۷ – یک علامت «لطفاً مزاحم نشوید» را برای وقتی‌که واقعاً کار دارید، روی در اتاق کارتان نصب کنید.

 ۸ – تمرین کنید که فقط به این دلیل که تلفن دارد زنگ می‌خورد و یا ایمیلی رسیده است، به آن‌ها پاسخ ندهید. ارتباطات مستقیم و آنلاین را قطع کنید، مگر اینکه ارائه پاسخ لحظه‌ای به مشتریانتان برای کسب‌وکار شما لازم باشد. در غیر این صورت، زمانی را برای پاسخگویی به تلفن‌ها، پیام‌ها و ایمیل‌ها مشخص کنید.

 ۹ – حواس‌پرت کن‌هایی مانند شبکه‌های اجتماعی را حذف و محدود کنید، مگر اینکه از آن‌ها بخواهید برای توسعه کسب‌وکارتان استفاده کنید.

 ۱۰ – یادتان باشد که انجام همه‌ی کارها غیرممکن است؛ و همین‌طور یادتان باشد که معمولاً ۲۰ درصد تفکرات، گفتگوها و کارهای شما، ۸۰ درصد نتایج را برایتان حاصل می‌کنند.

منبع: مدیران ایران